Ik heb een SBO (Strategisch Basis Onderzoek) project

Het programma Strategisch BasisOnderzoek (SBO) betreft vernieuwend onderzoek dat, in geval van wetenschappelijk succes, aanleiding geeft tot economische of maatschappelijke toepassingen (in de vorm van een nieuwe generatie van producten, processen en/of diensten).

Deze webpagina heeft als doel de belangrijkste praktische en administratieve informatie te bundelen ten bate van de begunstigden van een SBO-projectsubsidie.

Na toekenning ontvangen de promotor en de administratief verantwoordelijken van de betrokken onthaalinstellingen een e-mail met daarin een link naar de overeenkomst. Via deze link kan het document digitaal ondertekend worden door alle contractuele partners. De overeenkomst wordt dus niet langer primair bezorgd aan de dienst onderzoekscoördinatie van de hoofdonthaalinstelling. Het FWO-reglement project strategisch basisonderzoek en het algemeen reglement van het FWO maken deel uit van deze overeenkomst.

De toegekende toelage is beschikbaar per 1 oktober van het toekenningsjaar. De toegekende middelen kunnen gedurende de hele toegekende projectperiode (typisch 4 jaar) worden aangewend. FWO voorziet in een bijkomende uitloopperiode van 2 jaar. De subsidie is gegarandeerd voor zover de financierende overheden hiervoor de nodige middelen blijvend vrijmaken en mits blijvend voldaan wordt aan de reglementering van het FWO.

Voor elk project dat een samenwerking behelst tussen meerdere begunstigden, dient u het FWO (SBO@fwo.be) binnen een periode van 4 maanden na de startdatum van het project (dus vóór 1 februari van het kalenderjaar na toekenning) een samenwerkingsovereenkomst te bezorgen dat door alle betrokken partijen ondertekend is. De ontvangst van deze samenwerkingsovereenkomst door het FWO is noodzakelijk voor de verdere uitbetaling van de subsidie.

De template samenwerkingsovereenkomst die wordt gebruikt door universiteiten en door de meeste onderzoeksorganisaties is beschikbaar op de website (nl/en). Contacteer uw Tech Transfer Office voor ondersteuning bij de IP‐afspraken tussen de SBO-consortiumpartners.

Indien een adviescommissie is ingesteld, dient ten minste eenmaal per jaar een vergadering van haar leden te worden georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomst wordt de haalbaarheid van de innovatiedoelstelling besproken, evenals de noodzaak van bijsturing van de aanpak en de reeds genomen of geplande acties om de toekomstige benutting van de resultaten te verzekeren.

Het FWO dient voorafgaand en tijdig op deze vergadering uitgenodigd te worden (via sbo@fwo.be) en kan de jaarvergadering bijwonen. De promotor bezorgt de notulen van de vergadering hoe dan ook aan het FWO (via sbo@fwo.be). Deze notulen maken integraal deel uit van de verplichte rapportering. Indien er geen adviescommissie is ingesteld (voor SBO-E projecten met een spin-off finaliteit) is jaarlijks een utilisatierapport vereist.

Informatie over het FWO-verslaggevingsbeleid vindt u op deze pagina.

Voortgangsverslagen onderzoeksactiviteiten en utilisatie

Er dient twee en een half jaar na de start van het project een interim verslag te worden ingediend, inclusief een utilisatierapport. Het interim verslag moet een overzicht bevatten over de voortgang van het onderzoek en de nog uit te voeren projectactiviteiten, samen met een eventuele lijst van wetenschappelijke publicaties. De utilisatierapportage beschrijft de utilisatiegerichte inspanningen die al zijn gedaan of nog moeten worden geleverd, de reeds gerealiseerde valorisatie en/of de op korte termijn verwachte benutting van de projectresultaten. Voor elk project is anderhalf jaar na het einde van het standaard projectperiode bijkomend een ex post verslag vereist, inclusief een valorisatieverslag.

De verslagen moeten worden opgesteld met behulp van een online sjabloon en dienen via het FWO e-loket van de promotor van het SBO-project te worden ingediend bij het FWO. Bij dit sjabloon vindt u een gedetailleerde leidraad rond de verslaggeving, de modaliteiten en rapporteringstijdslijn.

Registratie van onderzoeksresultaten in FRIS

Alle informatie over onderzoeksresultaten die voortkomen uit het onderzoeksproject dienen aangeleverd te worden aan de Flanders Research Information Space (FRIS). Iedere Vlaamse begunstigde betrokken bij het project is verantwoordelijk voor het tijdig ingeven van de correcte en volledige informatie over de onderzoeksresultaten in de informatiesystemen van diens respectievelijke instelling(en), vanwaaruit deze wordt doorgestuurd naar FRIS (zie ook onze webpagina over onderzoeksresultaten). Gepeerreviewde tijdschriftpublicaties (A1-publicaties) zullen automatisch toegevoegd worden aan het verslag en uitsluitend op basis van de informatie die in FRIS aanwezig is.

Financiële verslaggeving

De aanvaardbare kosten worden bepaald bij de goedkeuring van het project. Gedetailleerde informatie over de kosten wordt gegeven in het SBO-kostenmodel.

U dient in elk projectjaar tegen 15 februari een prefiguratie (inschatting) van de gedane kosten, en vóór 15 maart een financieel verslag van de uitgaven van het afgelopen kredietjaar, te bezorgen aan het FWO. In het financieel verslag wordt een opdeling gemaakt per uitgavecategorie, boekingsnummer, boekingsdatum of factuurdatum en een globaal totaal per jaar. Bij het afsluiten van het project (waar nodig inclusief uitloopperiode) wordt de financiële eindafrekening bepaald op basis van al de declareerbare aanvaardbare kosten.

De financiële rapporteringen dienen afgeleverd te worden door de financiële dienst van uw onderzoeksinstelling. Het financieel verslag wordt ondertekend door het hoofd van het departement financiën en een tweede verantwoordelijke, zoals bijvoorbeeld het hoofd van de onderzoeksadministratie, ter staving dat de nodige controles werden uitgevoerd. Zij verklaren het financieel verslag ‘voor waar en echt’.

Projecten die eindigen en waarop geen uitgaven meer verantwoord kunnen worden, worden definitief afgerekend op basis van de ingediende financiële verslagen, en, indien van toepassing, op basis van de projectaudit van de revisor van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen.

Opvolging utilisatie

De goedkeuring van het wetenschappelijk, utilisatie en financieel eindverslag markeert de voltooiing van de projectuitvoering. Nadien verwacht het FWO dat nog redelijke inspanningen zullen worden geleverd om tot een maximale benutting van de projectresultaten te komen. Tot 5 jaar na de afsluiting van het SBO project kan het FWO vragen een bijkomend gebruiksrapport in te dienen.

Meldingsplicht

De feitelijke uitvoering van het project kan enigszins afwijken van het oorspronkelijke plan. Dit is acceptabel zolang de subsidie wordt ingezet voor het behalen van het contractueel vastgelegde innovatiedoel. Indien zich echter omstandigheden (bv. grote wijzigingen in het budget of het werk, budgetverschuivingen tussen partijen of alle evenementen die een grote impact hebben op de uitvoering van het project of de daaropvolgende benutting van de resultaten) voordoen die substantieel verschillen van de uitgangspunten die gekend waren bij de toekenning van de steun, dan dient het FWO hiervan onmiddellijk op de hoogte te worden gebracht.

Wijzigingen van het onderzoeksproject of van de voorziene uitgaven moeten vooraf worden goedgekeurd door het FWO. Voorstellen tot fundamentele veranderingen worden eerst onderzocht zoals bij een nieuwe onderzoeksaanvraag. Als het FWO zich akkoord verklaart met de fundamentele verandering wordt die opgenomen in de overeenkomst. Overeenkomst worden niet verlengd.

Verschuivingen binnen het budget van een contractant

In de praktijk kan het verloop van een project afwijken van het aanvankelijk geplande traject. Om de projectdoelstellingen te bereiken, heeft elk contractant de vrijheid om zijn middelen optimaal in te zetten en waar nodig te verschuiven tussen kostenposten (personeelskosten, verbruiksgoederen, uitrusting). Het maximaal projectbudget per contractant mag weliswaar niet worden overschreden.

Budgetverschuivingen tussen onderzoekspartners van verschillende rechtspersonen

Alle verschuivingen tussen budgetten van verschillende rechtspersonen moeten vooraf bij het FWO worden aangevraagd en onderbouwd met actuele cijfers (oude versus nieuwe situatie). Alle betrokken partijen moeten het verzoek ondertekenen. Na goedkeuring door het FWO wordt een addendum bij het contract met het aangepaste budget opgesteld. Het betalingsschema wordt hierop aangepast. Het totale aanvaarde projectbudget mag niet worden overschreden.

Open access

Houders van een SBO-project van het FWO zijn verplicht om hun publicaties, die geheel of gedeeltelijk tot stand zijn gekomen met SBO-middelen, ten laatste één jaar na publicatie minimaal te deponeren in een publieke “Open Access” databank. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website https://www.fwo.be/nl/het-fwo/onderzoeksbeleid/open-access/.

Data Management Plan

Binnen 6 maanden na de officiële start van uw project dient u een data management plan (DMP) op te stellen. Dit DMP dient de promotor-woordvoerder in bij de dienst onderzoekscoördinatie van de hoofdonthaalinstelling. Aan het FWO dient u dit niet te bezorgen.

Bij het einde van het project moet de finale versie van het DMP toegevoegd worden aan het eindverslag van het project; dit kan via het e-loket en moet door de promotor-woordvoerder wel ingediend worden bij het FWO. Dit DMP kan uiteraard aangepast zijn sinds de opmaak van de eerste versie ervan. Het DMP is een element in de eindbeoordeling van het project door het bevoegde expert panel.

Er is een standaard sjabloon (zie onze webpagina DMP) voor het opstellen van een DMP, dat door alle instellingen aangewend wordt en dat ook u dient te gebruiken. De finale versie van het DMP kan gecreëerd worden in de online planning tool DMPonline en via deze tool als PDF geëxporteerd worden om toe te voegen aan het eindverslag.

Ethische vragenlijst en goedkeuring

In het aanvraagformulier voor uw project heeft u ook een vragenlijst over de ethische aspecten ingevuld. Indien u een vraag met asterisk bevestigend heeft beantwoord, geldt een wettelijke verplichting om de ethische goedkeuring te verkrijgen van de bevoegde ethische commissie aan uw hoofdonthaalinstelling alvorens met de betreffende onderzoeksactiviteiten wordt gestart. Voor andere vragen kunnen er institutionele verplichtingen gelden en/of wordt van u verwacht na te denken over ethische aspecten die verband kunnen houden met het onderwerp, de aanpak van het onderzoek en/of de gevolgen van het resultaat, en zo nodig passende voorzorgsmaatregelen te nemen. Raadpleeg de Richtlijnen voor de ethische vragenlijst van het FWO voor hulp en achtergrondinformatie over de ethische vragenlijst.

De vereiste ethische goedkeuring dient u te bekomen voor u begint met het werkpakket waarop het betrekking heeft. Voor projectvoorstellen die tot doel hebben experimenten uit te voeren op niet-menselijke primaten diende u reeds in het bezit te zijn van een goedkeuring van de verantwoordelijke ethische commissie op het ogenblik dat de aanvraag ter beoordeling bij het FWO voorlag.

De promoter dient de attesten van de ethische commissie in bij de dienst onderzoekscoördinatie van de hoofdaanstelling, die ze bewaart en waar het FWO ze indien nodig kan opvragen. Zie voor meer informatie onze webpagina onderzoeksethiek.

Transparante klinische studies

Indien uw project een klinische studie omvat, dan is het vooraleer de studie van start gaat verplicht om deze studie te registreren in een publieke klinische databank (bv. https://www.clinicaltrials.gov) (zie artikel 4 §2 van het Algemeen reglement van het FWO). In deze context wordt onder een klinische studie verstaan: elk onderzoek dat prospectief menselijke deelnemers of groepen van mensen toewijst aan één of meer gezondheids-gerelateerde interventies teneinde de effecten op gezondheidsparameters te evalueren. Klinische studies omvatten dus experimentele interventies, zoals, maar niet beperkt tot, geneesmiddelen, cellen en andere biologische producten, chirurgische ingrepen, radiologische procedures, apparaten, gedragsbehandelingen, veranderingen in het zorgproces, preventieve zorg, enz. Deze definitie omvat fase I tot fase IV klinische proeven.

Wanneer de eerste patiënt in de studie wordt geïncludeerd, dient het FWO (via tbm@fwo.be) geïnformeerd te worden over de startdatum van de studie (first patiënt in) en het registratienummer van de klinische studie. De gegevens in het publieke register moeten tijdens de duur van het onderzoek up-to-date worden gehouden en binnen het jaar na voltooiing van het onderzoek (zes maanden voor pediatrische onderzoeken) moet dezelfde database aangevuld worden met het volledige beschrijvende klinische studieprotocol en samengevatte onderzoeksresultaten, ongeacht of de resultaten van de klinische studie negatief, niet-overtuigend of positief waren. Voor meer achtergrond informatie, zie Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen - Onderzoeksethiek (fwo.be)/ Aandachtspunten/1. Transparante klinische studies.

Onderzoeksethiek

Uiteraard geldt, indien wettelijk en/of institutioneel voorgeschreven, dat een ethische goedkeuring van de bevoegde ethische commissie moet zijn bekomen voordat ethisch gevoelige onderzoeksactiviteit(en) kunnen worden gestart. Naast aan de ethische wetgeving moet uw onderzoek, methodologie, materiaal en technologie ook steeds voldoen aan de institutionele voorschriften en het geldende internationale, Europese en nationale recht. Zie Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen - Onderzoeksethiek (fwo.be)

Wetenschappelijke integriteit

Ontvangers van FWO-middelen engageren zich tot wetenschappelijke integriteit m.b.t. de onderzoekspraktijk en -uitkomst. Zie Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen - Wetenschappelijke integriteit (fwo.be)

Vacatures

Met het oog op de selectie van de beste kandidaten in internationaal perspectief, vragen we om voor het onderzoek dat het FWO steunt vacatureberichten te publiceren op de Euraxess website van de Europese Commissie: http://ec.europa.eu/euraxess/. Vacatures gekoppeld aan onderzoeksprojecten kunnen aanvullend ook bekend worden gemaakt via de FWO-website. U kan het vacaturebericht aan het FWO bezorgen via communicatie@fwo.be.

Vermelding financieringsbron in publicaties e.a.

FWO dient als subsidieverstrekker vermeld te worden bij publicaties of andere relevante communicatie rond uw project(resultaten).