Algemeen reglement

Art. 1.1

Het FWO streeft zijn statutair doel na, krachtens artikel 1 van de statuten, door een actie die zich richt op het verleggen van de kennisgrenzen in alle wetenschapsgebieden, stimuleert en financiert het fundamenteel en strategisch wetenschappelijk onderzoek aan de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap en aan de instellingen voor wetenschappelijk onderzoek.

Art. 1.2 (zoals ingevoerd bij beslissing van de raad van bestuur van 28/06/2023)

Onverminderd de verplichtingen die opgenomen worden in de overeenkomst met het FWO, dienen de begunstigden van FWO-financiering, in het geval van zowel individuele onderzoeksmandaten als onderzoeksprojecten, alsmede elke andere bij het onderzoek betrokken contractuele partij, aan het FWO zo snel als mogelijk te melden indien zij kennis nemen van elke belangrijke wijziging en van elke gebeurtenis of omstandigheid die een ononderbroken en zorgvuldige uitvoering van de overeenkomst door  begunstigde(n) in gevaar brengt en bijgevolg een impact heeft op de uitvoering en de beoogde resultaten van het door het FWO gefinancierde onderzoek.

Het FWO behoudt zich het recht voor om de passende maatregelen te treffen in geval dergelijke melding niet correct gebeurt, waaronder de stopzetting van de toegekende financiering.

Art. 2 (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/06/2019 en 18/12/2019 en 29/06/2022)

§ 1. De vermogensrechten op vindingen in het raam van wetenschappelijk onderzoek ondernomen met steun van het FWO komen toe aan de onthaalinstellingen. Indien meerdere onthaalinstellingen bij eenzelfde mandaat of project betrokken zijn, sluiten zij onderling bij het begin van het onderzoek een samenwerkingsovereenkomst waarin afspraken over deze vermogensrechten vervat zijn.

§ 2. In navolging van de Berlin Declaration van 2003 ter bevordering van de vrije toegang tot wetenschappelijke kennis en cultureel erfgoed, zijn beneficianten van mandaten, kredieten en projecten van het FWO verplicht hun publicaties, die geheel of gedeeltelijk voortvloeien uit de FWO-toelagen, overeenkomstig de bepalingen in Art. XI.196, §2/1 van het Wetboek van Economisch Recht, te deponeren in een publieke “Open Access” databank. Dit ten laatste één jaar na de publicatiedatum om een grotere impact en valorisatie van hun werk te bewerkstelligen. Het FWO ontleent hierbij de Open Access-definitie aan eerdergenoemde Berlin Declaration en verwacht bijgevolg wereldwijde en kosteloze online toegang tot voorgenoemde publicaties voor iedereen, zowel binnen als buiten de wetenschappelijke context. Wetenschappers worden aangeraden ook al hun andere publicaties in een dergelijke “Open Access” databank, zogenaamde “Open Archives”, te deponeren, samen met de onderzoeksgegevens die tot deze publicaties hebben geleid.

§ 3. De door FWO-financiering begunstigde onderzoekers dienen op al hun publicaties en overdrukken te vermelden dat het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen het onderzoek dat daaraan ten grondslag ligt (mede) heeft gefinancierd en dienen daarbij ook het desbetreffende FWO-dossiernummer te vermelden.

§4. Deze onderzoekers dienen ook de referentie informatie over de publicaties op te nemen in de systemen van de betrokken onthaalinstelling en via de betrokken onthaalinstelling in het FRIS-onderzoeksportaal (indien de onthaalinstelling in kwestie gebonden is aan het aanleveren van informatie aan FRIS). en bij vermelding in de repository moet duidelijk een label toegekend worden dat aangeeft dat deze publicatie tot stand kwam met financiering van (o.a.) het FWO. In het systeem en het FRIS-onderzoeksportaal dient een koppeling gemaakt te worden tussen het FWO-financieringsprogramma, het FWO-dossiernummer van het project/mandaat/FWO-financiering en de betreffende publicatie die minstens gedeeltelijk tot stand kwam m.b.v. de FWO-financiering. Vanaf 2024 wordt bij de evaluatie van de wetenschappelijke verslagen enkel nog rekening gehouden met de publicaties die via de systemen van de betrokken onthaalinstelling aan het FRIS-onderzoeksportaal werden aangeleverd (indien de onthaalinstelling in kwestie gebonden is aan het aanleveren van informatie aan FRIS).

§5. Informatie over datasets gekoppeld aan de door het FWO gefinancierde projecten en mandaten en/of aan de publicaties die tot stand kwamen met FWO-financiering moeten worden opgenomen in de systemen van de betrokken onthaalinstelling en via de betrokken onthaalinstelling in het FRIS-onderzoeksportaal (indien de onthaalinstelling in kwestie gebonden is aan het aanleveren van informatie aan FRIS).

§6. Voor infrastructuurprojecten geldt bijkomend dat de informatie over de infrastructuur dient aangeleverd te worden aan het FRIS-onderzoeksportaal door de onthaalinstellingen betrokken bij het infrastructuurproject (indien de onthaalinstelling in kwestie gebonden is aan het aanleveren van informatie aan FRIS), waarbij er een koppeling dient gemaakt te worden tussen het infrastructuurproject en de betreffende infrastructuur, waar de FWO-financiering toe bijdraagt.

Art. 3

Het verlenen van een mandaat of onderzoekskrediet stelt in geen geval het FWO aansprakelijk voor schade aan personen of goederen, die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van dit onderzoek.

Art. 4 (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/03/2019, 18/02/2020, 24/06/2020, 22/11/2021, 26/10/2022, 27/09/2023 en 06/11/2024)

§1. Te allen tijde dienen onderzoekers zorgvuldig rekening houden met ethische kwesties die door hun onderzoeksonderwerp, -aanpak en/of -resultaten kunnen worden opgeworpen en, indien nodig, passende voorzorgsmaatregelen te nemen.

Ze dienen zich strikt te houden aan alle relevante ethische en wettelijke bepalingen op Europees en nationaal niveau en handelen in overeenstemming met verantwoordelijke onderzoekspraktijken zoals vastgelegd in onder meer de Ethische Code voor wetenschappelijk onderzoek in België (2009) en andere deontologische verklaringen en protocollen. Indien, in de context van een internationale samenwerking, het onderwerp en/of de experimentele procedure(s) in één van de niet-EU partnerlanden ethische vragen oproept, volstaat een ethische goedkeuring in het land waar de experimenten zullen worden uitgevoerd niet. Er dient, ter voorkoming van ‘ethics dumping’, ook een ethische verificatie in een Vlaams of Europees onderzoekscentrum te zijn gebeurd vooraleer de ethisch gevoelige onderzoeksactiviteit(en) kunnen starten. Gesubsidieerde onderzoekers moeten hun onderzoek op een rigoureuze en onafhankelijke manier uitvoeren en de resultaten getrouw verspreiden en gebruiken.

Als deel van hun subsidieaanvraag dienen onderzoekers naar waarheid een zelf-evaluatie-vragenlijst over ethische aspecten van het geplande onderzoek in te vullen. Indien wettelijk en/of institutioneel voorgeschreven, dienen zij een ethische goedkeuring te bekomen van de bevoegde ethische commissie voordat de ethisch gevoelige onderzoeksactiviteit(en) worden gestart. Voor projecten met niet-menselijke primaten dient de ethische goedkeuringsprocedure te zijn opgestart op de deadline van de projectaanvraag of dient op dat ogenblik een inhoudelijke argumentatie aangeleverd worden waarom de ethische goedkeuringsprocedure nog niet kan opgestart worden. Het FWO dient de ethische goedkeuring ontvangen te hebben op het ogenblik van de rebuttal, of indien geen rebuttal is voorzien is in de procedure van het betrokken subsidiekanaal, ten laatste 1 maand voor de start van de evaluatiepanels. Indien de eerder vermelde stavingsdocumenten bij indiening van het projectvoorstel ontbreken of de ethische goedkeuring niet tijdig wordt ontvangen, zal de aanvraag onontvankelijk verklaard worden.

Het FWO of zijn gevolmachtigde kunnen deze ethische goedkeuringen ad hoc of tijdens audits bij de gastinstelling van de aanvrager opvragen, en dit op elk moment tijdens de projectperiode tot en met 5 jaar na het einde daarvan.

§2. Wanneer een gesubsidieerd projectvoorstel een klinische proef omvat, dient deze alvorens van start te gaan te worden geregistreerd in een erkende openbare databank voor klinische proeven. Zodra de eerste patiënt werd geïncludeerd, moet de begunstigde het FWO op de hoogte brengen van de details van deze registratie. De gegevens in het register moeten tijdens de duur van het onderzoek up-to-date worden gehouden en binnen het jaar na finalisatie van de klinische proef (zes maanden voor pediatrische onderzoeken) aangevuld worden met het gebruikte klinisch studieprotocol en samengevatte onderzoeksresultaten, ongeacht de uitkomst van het onderzoek (Verordening klinische proeven EU nr. 536/2014). Het publiceren van de proefopzet, (statistische) methodologie en resultaten in een gespecialiseerd Open Access-tijdschrift, met verwijzing naar de identificatienummer in databank voor klinische proeven, vormt een verplicht onderdeel van de gefinancierde projectactiviteiten. De controle op naleving van bovenstaande vereisten is een intrinsiek onderdeel van de evaluatie van het eindverslag.

Art. 4bis – Wetenschappelijke integriteit.

§1. Rol onthaalinstellingen

1. De onthaalinstellingen waaraan de FWO-beneficianten hun onderzoeksprojecten uitvoeren, voeren een preventief beleid met betrekking tot wetenschappelijke integriteit en waken over de wetenschappelijke integriteit waarmee dergelijk onderzoek uitgevoerd moet worden.
2. In dit kader is het bestuur van de onthaalinstelling ertoe gehouden om de secretaris-generaal van het FWO te informeren van zodra het inbreuken vaststelt op de wetenschappelijke integriteit begaan door beneficianten van het FWO nadat alle relevante procedures en geplogenheden aan hun instelling zijn doorlopen en daar geen redelijke twijfel meer bestaat over de inbreuk en de precieze aard daarvan.
3. De secretaris-generaal van het FWO brengt de onthaalinstelling op de hoogte van elke ernstige aanwijzing van inbreuken op de wetenschappelijke integriteit begaan door een van de beneficianten van het FWO. Daarop start de onthaalinstelling haar gebruikelijke procedure voor inbreuken op wetenschappelijke integriteit op. De onthaalinstelling voert in dat geval het onderzoek uit conform haar eigen regels en bezorgt haar vaststellingen aan het FWO.
4. In het verslag aan het FWO worden in elk geval integraal en duidelijk vermeld: de gedane vaststellingen, de gehanteerde onderzoeksmethodiek, de verdere bevindingen en het eventuele advies van de VCWI. De onthaalinstelling houdt zich, gedurende de volledige procedure, ter beschikking van het FWO voor het geven van bijkomende inlichtingen en informatie en draagt er al het mogelijke toe bij om financiële schade en afbreuk aan de reputatie van het FWO te helpen vermijden.
5. Communicatie door de onthaalinstelling aan derden zal steeds in overleg met het FWO gebeuren en vice versa.

§2. Procedure bij inbreuken wetenschappelijke integriteit

1. Bij aanwijzingen van een inbreuk op de wetenschappelijke integriteit door mandaathouders van het FWO of in het kader van ander door het FWO gefinancierd onderzoek voert de onthaalinstelling het onderzoek uit conform haar eigen regels en bezorgt haar bevindingen aan het FWO overeenkomstig paragraaf 1. Het bezorgen dient te gebeuren op een manier waarop de datum van bezorging en ontvangst duidelijk en ontegensprekelijk kan worden vastgesteld. Bij voorkeur wordt derhalve het dossier door de universiteit hetzij per e-mail, per fax dan wel per aangetekend schrijven aan het FWO bezorgd.
2. Het FWO behandelt elk dossier strikt vertrouwelijk.
3. Indien het dossier een advies van de Vlaamse Commissie voor Wetenschappelijke Integriteit (VCWI) bevat, wordt de onderzoeker zo spoedig mogelijk uitgenodigd om door het FWO te worden gehoord.
4. Indien de onthaalinstelling geen advies gevraagd heeft aan de VCWI m.b.t. het concrete dossier, kan het FWO het dossier ter advies voorleggen aan de VCWI. Zo spoedig mogelijk na de ontvangst van het advies van de universiteit, c.q. van de VCWI, wordt de onderzoeker uitgenodigd om door het FWO te worden gehoord. De onderzoeker kan zich op de hoorzitting laten bijstaan door een raadsman.
5. Indien op basis van het eerste (lokale) c.q. tweede (VCWI-)advies niets ten laste kan worden gelegd van de onderzoeker, neemt de procedure automatisch een einde en hoeft de onderzoeker niet te worden uitgenodigd.
6. Na het horen van de onderzoeker neemt het FWO binnen de wettelijk en/of contractueel bepaalde termijn een beslissing over de gevolgen die aan de feiten worden gekoppeld. Het FWO kan beslissen de overeenkomst m.b.t. het mandaat, onderzoeksproject of ander FWO-subsidiekanaal te beëindigen of te herzien, waarbij steeds rekening zal worden gehouden met de belangen van de onderzoekers die te goeder trouw blijken te zijn. Indien het een mandaathouder is met een arbeidsovereenkomst met het FWO, wordt er een beslissing genomen binnen de drie werkdagen met het oog op het al dan niet ontslaan om dringende redenen. 
7. De leden van de raad van bestuur van het FWO, die de onthaalinstelling vertegenwoordigen waaraan de onderzoeker is verbonden, nemen in geen geval deel aan de hoorzitting of de besluitvorming.
8. Indien tot een ontslag om dringende redenen wordt beslist, omdat de integriteitsinbreuk een ernstige tekortkoming is die elke professionele samenwerking tussen het FWO en de onderzoeker onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt, zal de beslissing tot dit ontslag in elk geval worden genomen en ter kennis gebracht van de onderzoeker binnen de drie werkdagen nadat voldoende zekerheid is verworven over de feiten. Daarbij wordt onder ‘voldoende zekerheid over de feiten’ begrepen: indien de bevindingen van de betrokken instelling(en) en/of die van de Vlaamse Commissie voor Wetenschappelijke Integriteit, die desgevallend door het FWO kan verzocht worden om een tweede opinie, voldoende duidelijkheid verschaffen.
9. De kennisgeving van de redenen van het ontslag om dringende redenen aan mandaathouders die aan het FWO verbonden zijn door middel van een arbeidsovereenkomst, zal gebeuren binnen de drie werkdagen na de dag van het ontslag met nauwkeurige vermelding van de motieven en de datum van de feiten. Daarbij geldt ook zaterdag als een werkdag bij de berekening van de driedagentermijn.
10. Bij aspiranten en andere beneficianten van FWO-financiering wordt zo snel mogelijk nadat voldoende zekerheid is verworven over de feiten een beslissing genomen over de overeenkomst of de andere gevolgen die aan de feiten worden gekoppeld.
11. Het FWO brengt zijn beslissingen ter kennis van de onderzoeker bij aangetekende brief of, indien nodig, deurwaardersexploot.
12. Het FWO brengt zijn beslissing ook ter kennis van de gastinstelling van de betrokken onderzoeker binnen de zeven kalenderdagen.
13. De raad van bestuur van het FWO beslist of er al dan niet een strafklacht wordt neergelegd en deelt die beslissing mee aan de gastinstelling. De raad van bestuur kan desgevallend de tuchtprocedure schorsen.

Art. 4ter- Kennisveiligheid

§1. Als deel van hun subsidieaanvraag dienen onderzoekers naar waarheid een zelf-evaluatie-vragenlijst over kennisveiligheidsaspecten van het geplande onderzoek in te vullen. Indien een dossier als hoog risico wordt geclassificeerd, dienen zij een goedkeuring betreffende kennisveiligheid te bekomen van de bevoegde interne instanties voordat de risicovolle onderzoeksactiviteit(en) wordt(en) gestart.

§2. Het FWO of zijn gevolmachtigde kunnen deze goedkeuringen betreffende kennisveiligheid ad hoc of tijdens audits bij de gastinstelling van de aanvrager opvragen, en dit op elk moment tijdens de projectperiode tot en met 5 jaar na het einde daarvan.

Art. 5 (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/09/2018 en 05/11/2025)

§1.

a. In de aanvraagformulieren voor mandaten en projecten van het FWO dient de aanvrager in de daartoe bestemde rubriek aan te geven of de inhoud van een voorstel en op zijn minst de belangrijkste onderzoeksacties reeds zijn of worden aangevraagd bij het FWO, voor om het even welk steunkanaal, of bij een andere organisatie. Dergelijke parallelle aanvraag kan een identieke tekstuele vorm of een variante vorm aannemen.

b. Daarnaast dient de aanvrager aan te geven of een dergelijk voorstel reeds door het FWO of een andere organisatie is gefinancierd.

§2. Indien de aanvrager aangeeft dat een parallelle aanvraag reeds werd of wordt ingediend, bij het FWO of elders, en deze ook reeds gefinancierd is, kan het expertpanel dat de aanvraag evalueert beslissen dat

a. het voorgestelde onderzoek in de nieuwe aanvraag reeds in die mate wordt afgedekt door het reeds gefinancierde voorstel dat bijkomende financiering niet tot aanbeveling strekt en het voorstel bijgevolg wordt afgewezen;

b. het voorgestelde onderzoek in de nieuwe aanvraag niet in die mate wordt afgedekt door het reeds gefinancierde voorstel dat bijkomende financiering niet tot aanbeveling zou strekken en het voorstel bijgevolg kan worden toegekend, op basis van de criteria en voorwaarden die gelden voor elk voorstel in het betrokken steunkanaal.

§3.

a. Indien het expertpanel waar een aanvraag ter evaluatie voorligt, vaststelt dat een soortgelijke aanvraag reeds werd ingediend bij het FWO of elders zonder dat de aanvrager dit heeft gemeld, zal het in eerste instantie beoordelen of het gaat om een parallelle aanvraag zoals omschreven in paragraaf 1 van dit artikel.

b. Indien blijkt dat het om een parallelle aanvraag gaat en de voorafgaande aanvraag niet werd gehonoreerd, wordt de voorliggende aanvraag zonder meer afgewezen. Bovendien zal het FWO aan de aanvrager schriftelijk meedelen dat hij/zij dergelijke parallelle aanvragen voortaan moet melden en verantwoorden.

c. Indien blijkt dat het om een parallelle aanvraag gaat en de voorafgaande aanvraag reeds werd gehonoreerd, wordt de voorliggende aanvraag zonder meer afgewezen. Bovendien zal de aanvrager tijdens de volgende aanvraagronde van hetzelfde programma geen aanvraag mogen indienen wegens deze poging tot dubbele financiering van hetzelfde onderzoek.

d. Indien de aanvrager meerdere keren parallelle aanvragen indient zonder dit te melden, kan de raad van bestuur beslissen de aanvrager voor langere tijd uit te sluiten van het indienen van aanvragen en een dossier m.b.t. inbreuk op de wetenschappelijke integriteit te openen (volgens de procedure zoals beschreven in dit reglement).

§4.

a. De aanvragers van een voorstel tot onderzoeksondersteuning bij het FWO worden geacht voor de volledige inhoud en draagwijdte daarvan in te staan. Zij hebben inhoudelijk en/of conceptueel bijgedragen aan de aanvraag.

b. Onder inhoudelijke en/of conceptuele bijdrage wordt hier begrepen dat er minimaal een betekenisvolle bijdrage is geleverd aan het onderzoeksontwerp en desgevallend aan de daarbij horende datacollectie en de analyse en/of interpretatie daarvan.

c. Hoewel elke (mede)aanvrager geacht mag worden aan de aanvraag te hebben bijgedragen zoals omschreven onder punt b, kan een dergelijke bijdrage ook toegeschreven worden aan wie niet tot de aanvragers behoort. In dat geval dient die niet bij de aanvraag betrokken actor met aanspraak op inhoudelijke en/of conceptuele bijdrage in de aanvraag wel uitdrukkelijk vermeld te worden, indien één of enkele van de aspecten die onder punt b van deze paragraaf zijn opgenomen op de aanvraag van toepassing zijn.

d. Indien de inhoudelijke en/of conceptuele bijdrage aan een aanvraag, zoals omschreven onder punt a en b van deze paragraaf, substantieel overlapt met die aan een andere (eerdere of navolgende) aanvraag, hetzij met geheel dezelfde, hetzij deels dezelfde, hetzij andere partners, dient ook daarover toelichting te worden verschaft. (Zie daarvoor ook ter aanvulling, maar niet ter vervanging, paragraaf 1 tot 3 van dit artikel).

e. De bovenstaande omschrijving van inhoudelijke en/of conceptuele bijdrage aan een aanvraag ontslaat een aanvrager niet van de plicht ook specifieke, originele en meer dan algemeen gekende ideeën ontleend aan anderen als zodanig te benoemen en de erkenning daarvoor te geven aan wie die toekomt.

f. Het is onderzoekers toegelaten om AI-hulpmiddelen in te zetten bij het creëren van een FWO-aanvraag. De eindverantwoordelijkheid over de inhoud blijft te allen tijde bij de aanvrager, alsook alle risico’s zoals potentiële informatielekken, foutieve, schadelijke, onwettige of geplagieerde inhoud.

Art. 6

Aanvragen moeten uiterlijk op de limietdatum, zoals vermeld bij de oproep, bij het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen worden ingediend. Als deze datum op een zaterdag of een zondag valt, dan wordt de indienlimiet verdaagd tot de daaropvolgende maandag om 17.00u.

Art. 7 (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 02/07/2025)

§1. Een kandidaat kan per aanvraagronde slechts één mandaataanvraag indienen. Er kan maximaal tweemaal gepostuleerd worden voor eenzelfde mandaat.

Deze limieten gelden voor het mandaat aspirant fundamenteel onderzoek en het mandaat aspirant strategisch basisonderzoek samen, met dien verstande dat een kandidaat per aanvraagronde ofwel een aanvraag voor een mandaat aspirant fundamenteel onderzoek of voor een mandaat aspirant strategisch basisonderzoek kan indienen en, bij afwijzing, de ronde daarna opnieuw één aanvraag voor slechts één van beide kanalen.

§2. Er kan niet gepostuleerd worden voor eenzelfde type mandaat dat men, zelfs gedeeltelijk, reeds vroeger verkregen heeft.

Daarbij gelden de mandaten aspirant fundamenteel onderzoek en aspirant strategisch basisonderzoek als hetzelfde type mandaat. Het postdoctoraal mandaat junior en senior gelden als afzonderlijke types.

§3. Voor aanvragers van een respectievelijk junior of senior postdoctoraal mandaat vervalt het recht om een tweede mandaataanvraag van hetzelfde type in te dienen vanaf de aanvraagronde 2027 wanneer de aanvrager bij de eerste mandaataanvraag tijdens de preselectiefase niet tot de 50 procent best gerangschikte kandidaten in het panel behoorde.

Art. 8

Waar een ‘aanstelling’ in een specifiek reglement van het FWO als voorwaarde wordt gesteld voor het aanvragen van middelen, zowel in de hoedanigheid van hoofd- als in die van mede-aanvrager, of voor het (co)promotorschap van een aanvrager wordt een ‘bezoldigde aanstelling’ bedoeld, tenzij het expliciet anders wordt vermeld.

Art. 9 (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 16/12/2020, 24/03/2021, 12/05/2021, 25/05/2022, 25/01/2024, 18/12/2024, 26/02/2025 en 5/11/2025)

§1. De nominatieve beneficiant van FWO-ondersteuning is verplicht hierover op verzoek van de FWO-administratie een tussentijds respectievelijk eindverslag in te dienen. Indien meerdere beneficianten ondersteuning genieten op basis van eenzelfde gehonoreerde aanvraag, is elk van hen medeverantwoordelijk voor de indiening van het verslag en vindt communicatie daarover plaats met elk van hen.

§2. Een verslag wordt in principe beoordeeld door het panel waar de initiële aanvraag werd geëvalueerd, tenzij anders bepaald.

§3. Indien het verslag niet is ingediend op de uiterste indiendatum of indien het verslag onvolledig is of indien uit het verslag blijkt dat er onvoldoende inspanningen zijn gedaan om de wetenschappelijke doelen te bereiken of om andere door het panel gemotiveerde inhoudelijke redenen die passen binnen de algemeen aanvaarde normen voor behoorlijk wetenschappelijk onderzoek wordt een ‘onvoldoende’ gegeven.

§4. Bij ‘onvoldoende’, wegens niet-indiening of om andere redenen aangebracht door het beoordelende panel, wordt dat aan de beneficianten en het hoofd van hun onthaalinstelling schriftelijk meegedeeld.

§5. Bij een ‘onvoldoende’ voor een verslag over lopend onderzoek kan het desbetreffende panel aan de raad van bestuur voorstellen de financiering van dat onderzoek te beëindigen.

§6. Een ‘onvoldoende’ voor een verslag over lopend of afgelopen onderzoek omdat dat niet werd ingediend op de uiterste indiendatum zal tot gevolg hebben dat elke nieuwe aanvraag van de betrokken hoofdaanvrager of de betrokken mandaathouder onontvankelijk is zolang de betrokken onderzoeker het verslag niet heeft ingediend en het geëvalueerd werd door het betrokken expertpanel.

§7. Indien de begunstigde van oordeel is dat het wegens ingrijpende vertraging van de uitvoering van een onderzoeksproject niet zinvol is om hierover voor de opgelegde uiterste indiendatum te rapporteren, kan deze het FWO om uitstel verzoeken. Het directiecomité van het FWO kan uitzonderlijk uitstel verlenen op basis van een gemotiveerd verzoek dat ten laatste een maand voor de originele uiterste indiendatum voor het verslag aan het FWO bezorgd werd.

§8. Een ‘inhoudelijk onvoldoende’ voor een verslag over lopend of afgelopen onderzoek zal tot gevolg hebben dat elke nieuwe aanvraag van de betrokken hoofdaanvrager of de betrokken mandaathouder onontvankelijk is tot twaalf maanden na de definitieve bekendmaking van het resultaat van de evaluatie.

§9. Indien de begunstigde wegens overmacht geen verslag kan indienen voor de opgelegde uiterste indiendatum, dient deze het FWO hiervan voor de uiterste indiendatum op de hoogte te brengen. Het directiecomité van het FWO kan uitstel verlenen voor het verslag op voorwaarde dat de overmacht gemeld en gestaafd werd. Reageert een begunstigde op een bericht over laattijdige indiening vóór de dossiers aan de raad van bestuur worden voorgelegd, dan beoordeelt het directiecomité die reactie. Het comité kan op basis daarvan beslissen om alsnog uitstel te verlenen of om het dossier aan de raad van bestuur voor te leggen met een administratief onvoldoende.

Art. 10

De aanvragen, vergezeld van de adviezen van de bevoegde expertpanels, worden voor beslissing aan de raad van bestuur overgemaakt.

Art. 11

De secretaris-generaal van de raad van bestuur van het FWO staat in voor het uitvoeren van de beslissingen van deze raad.

Art. 12 (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 22/10/2021)

Indien bij het onderzoekproject meerdere instellingen betrokken zijn die kunnen optreden als hoofdonthaalinstelling, zoals vermeld in desbetreffende artikel van het van toepassing zijnde reglement, dient voor elk van deze instellingen minstens de promotor te voldoen aan de voorwaarden, zoals vermeld in het desbetreffende artikel van het van toepassing zijnde reglement. Bovendien dient de promotor over een dergelijke aanstelling te beschikken die de duur van het aangevraagde onderzoeksproject volledig dekt, tenzij anders bepaald in het desbetreffende reglement.

Art. 13 (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 18/09/2019 en 22/10/2021)

De promotor(-woordvoeder) dient op basis van de beschikbare informatie te motiveren dat hij/zij het project normaliter gedurende de ganse looptijd (mee) zal leiden en dit ongeacht de aard van de aanvraag, tenzij anders bepaald in het desbetreffende reglement. Bij een degelijk onderbouwde motivatie, wordt de promotor(-woordvoeder) geacht te voldoen aan dit artikel.

Deze bepaling geldt ook voor copromotoren die optreden als hoofdaanvrager en bijgevolg de budgetlijn beheren van een andere ontvankelijke onderzoeksinstelling dan één van de hoofdonthaalinstellingen zoals vermeld in artikel 7 paragraaf 2 van het reglement betreffende projecten fundamenteel onderzoek.

Art. 14 (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/06/2019)

Elke door FWO-financiering begunstigde onderzoeker is verplicht over een persoonlijk ORCID-profiel te beschikken en dat te registreren bij de onthaalinstelling. Dat profiel kan door het FWO aangewend worden als unieke referentie voor de identificatie van de betrokken onderzoeker.

Art. 15 (zoals ingevoerd bij beslissing van de raad van bestuur van 30/03/2022)

Er geldt, tenzij anders bepaald in de overeenkomst tussen het FWO en de onthaalinstelling/onderzoeker(s) steeds een verplichting tot het aanleveren van een data management plan (DMP). Dit initieel DMP dient ten minste de antwoorden te bevatten op de vragen vermeld in de FWO-template. Een DMP dient ingediend te worden door de begunstigde, hetzij de mandaathouder hetzij de promotor-woordvoerder van een project, bij de dienst onderzoekscoördinatie van de onthaalinstelling binnen 6 maanden na de officiële start van een project of een mandaat. In het geval van instelling-overschrijdende projecten dient een DMP enkel ingediend te worden bij de hoofdonthaalinstelling. Bij het einde van een project of een mandaat dient de finale versie van het DMP toegevoegd te worden aan het eindverslag. Deze finale versie mag nieuwe elementen bevatten. In afwezigheid van een uitgewerkt DMP zal het eindverslag als onvolledig beschouwd worden.

Art. 16 (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/11/2019 en 24/06/2020)

§.1 FWO implementeert in al haar financieringskanalen een duurzaam reisbeleid. In de programma’s waar de CO2-bijdrage een ontvankelijke kost is, dienen de geldende richtlijnen van de desbetreffende onthaalinstelling te worden gerespecteerd en wordt hierover jaarlijks door de onthaalinstellingen gerapporteerd.”

§.2 Afreis naar een risicobestemming, gebruikmakend van FWO-middelen, is enkel toegestaan mits positief reisadvies van de onderzoeksinstelling waaraan de onderzoeker verbonden is. Daarbij dienen de bij deze instelling geldende richtlijnen en procedures te worden gerespecteerd.”

Art. 17 (zoals ingevoerd bij beslissing van de raad van bestuur van 24/6/2020)

De officiële taal van de reglementen van het FWO is het Nederlands. In geval van discussies of vragen i.v.m. de interpretatie, toepassing e.a. van de reglementen van het FWO heeft de Nederlandse tekst voorrang op de Engelstalige versie ervan.

Art. 18 (zoals ingevoerd bij beslissing van de raad van bestuur van 29/03/2023)

Betreffende ondersteuningsmiddelen waarvoor ook onderzoekers verbonden aan federale instellingen in aanmerking komen en waarbij een beperking tot het Nederlandse taalkader aan die instellingen geldt, kan het directiecomité op basis van een gemotiveerde vraag een uitzondering op die beperking tot taalkader toestaan.

Art. 19 (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 06/11/2024)

§1. Dit algemeen reglement is van toepassing voor elk specifiek reglement. De specifieke reglementen zijn terug te vinden op de website van het FWO.

§2. Richtlijnen over vormvereisten in de aanvraagformulieren en bijhorende documenten van aanvraagprogramma’s dienen strikt te worden nagevolgd. Bij overtreding daarvan kan de aanvraag onontvankelijk worden verklaard.