Ik heb een EOS Project (Excellence Of Science)

Het EOS programma wil gezamenlijk fundamenteel wetenschappelijk onderzoek tussen onderzoekers van de Vlaamse en Franstalige gemeenschap promoten door het financieren van vierjarige onderzoeksprojecten in alle wetenschapsdomeinen. Voorstellen worden ingediend op initiatief van de onderzoekers in alle wetenschappelijke disciplines. Deze webpagina heeft als doel de belangrijkste praktische en administratieve informatie te bundelen ten behoeve van de TYPE I-FL en TYPE-II-FL begunstigden van een toegekend EOS project.

De overeenkomst wordt opgesteld volgens het reglement van de EOS onderzoeksprojecten van het FWO. Na toekenning ontvangen de woordvoerder-coördinator en de vertegenwoordigers van de betrokken TYPE I-FL en TYPE-II-FL onthaalinstellingen van ons een e-mail met daarin een link naar de overeenkomst. Via deze link kunnen ze samen met de secretaris-generaal van het FWO het document digitaal ondertekenen. In tegenstelling tot de voorbije jaren, zal de overeenkomst dus niet voorgelegd worden door de dienst onderzoekscoördinatie van de hoofdonthaalinstelling. Het FWO-reglement van het EOS programma en het algemeen reglement van het FWO maken deel uit van deze overeenkomst.

De toegekende toelage is beschikbaar per 1 januari volgend op het jaar waarin het EOS project werd toegekend. De toegekende middelen kunnen gedurende de hele toegekende projectperiode (standaard 4 jaar) worden aangewend. Het FWO (alsook het F.R.S-FNRS) voorziet in een bijkomende uitloopperiode van 2 jaar. De subsidie is gegarandeerd en mits blijvend voldaan wordt aan de reglementering van het FWO.

Reglementair is voorzien dat voor elk EOS project u het FWO binnen een periode van 12 maanden na de startdatum van het project een samenwerkingsovereenkomst (partnership agreement) dient te bezorgen dat door alle betrokken partijen van het EOS consortium ondertekend is. De ontvangst van deze samenwerkingsovereenkomst door het FWO is noodzakelijk voor de verdere uitbetaling van de subsidie. De samenwerkingsovereenkomst dient de condities van de samenwerking te omvatten alsook de verdeling en bescherming van de intellectuele eigendomsrechten die uit het project voortvloeien. De concrete administratieve weg die hier gevolgd wordt, verloopt volgens de interne procedure van de hoofdonthaalinstelling van de promotor-woordvoerder. Contacteer daartoe uw dienst onderzoekscoördinatie. De samenwerkingsovereenkomst dient via EOS@fwo.be en eos-helpdesk@frs-fnrs.be ingediend te worden. 

Informatie over het FWO-verslaggevingsbeleid vindt u op deze pagina.

Tussentijds verslag

Voor de in uitvoering zijnde EOS projecten dient de woordvoerder-coördinator gedurende het derde projectjaar van de overeenkomst aan het FWO/F.R.S.-FNRS een wetenschappelijk intermediair verslag voor te leggen waarin de vorderingsstaat van het onderzoek evenals het nog uit te voeren gedeelte van het project wordt aangegeven. Bij dit verslag hoort ook een lijst van de eventuele wetenschappelijke publicaties en de vermelding van andere realisaties die resulteerden uit het desbetreffende EOS project. Deze verslaggeving verloopt via het specifieke online EOS verslaggevingsplatform. De woordvoerder-coördinator zal tijdig via e-mail een uitnodiging krijgen met de link naar dit verslaggevingsplatform.

Eindverslag

Voor de volledig afgewerkte projecten dient de woordvoerder-coördinator 6 maand na het verstrijken van de overeenkomst aan het FWO/F.R.S.-FNRS een eindverslag voor te leggen over de wetenschappelijke activiteiten waaraan de lijst van publicaties en de vermelding van andere realisaties met betrekking tot het project moet worden toegevoegd. Ook voor dit eindverslag zal de woordvoerder-coördinator tijdig via e-mail een uitnodiging krijgen met de toegang tot het specifieke online EOS verslaggevingsplatform.

Financiële verslaggeving

U dient in elk projectjaar vóór 15 maart van het daaropvolgende kredietjaar een financieel verslag van de uitgaven van het betrokken kredietjaar te bezorgen aan het FWO.

In het financieel verslag wordt een opdeling gemaakt per uitgavecategorie, boekingsnummer, boekingsdatum of factuurdatum en een globaal totaal per jaar.

In het globaal financieel verslag worden de totalen per jaar per project en per categorie opgenomen.

Het financieel verslag wordt ondertekend door het hoofd van het departement financiën en een tweede verantwoordelijke, zoals bijvoorbeeld het hoofd van de onderzoeksadministratie, ter staving dat de nodige controles werden uitgevoerd. Zij verklaren het financieel verslag ‘voor waar en echt’.

Projecten die eindigen en waarop geen uitgaven meer verantwoord kunnen worden, worden definitief afgerekend op basis van de ingediende financiële verslagen, en, indien van toepassing, op basis van de projectaudit van de revisor van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen.

Wijzigingen van het EOS onderzoeksproject of van de voorziene uitgaven moeten vooraf worden goedgekeurd door het FWO en, indien financieel betrokken, ook het F.R.S.-FNRS. Wijzigingen tussen de personeelscategorieën die kunnen aangeworven worden op een project en tussen personeel en werking kan je doorvoeren zonder toestemming van het FWO, zolang ze het voorziene budget niet overschrijden. Aankopen onder de budgetcategorie ‘uitrusting’ die niet voorzien waren in de goedgekeurde aanvraag zijn niet toegestaan, behalve als het gaat om de aankoop van andere uitrusting binnen de duur van het EOS project (4 jaar) waarvoor een grondige wetenschappelijke motivatie wordt gegeven en waarmee het expertpanel akkoord gaat. Verschuivingen tussen de budgetcategorieën ‘personeel en werking’ enerzijds en ‘uitrusting’ anderzijds zijn nooit toegestaan. Je kan dit melden via eos@fwo.be. Voorstellen tot fundamentele veranderingen worden eerst onderzocht zoals bij een nieuwe onderzoeksaanvraag. Als het FWO zich akkoord verklaart met de fundamentele verandering wordt die opgenomen in de overeenkomst. Overeenkomsten worden niet verlengd.

Binnen 6 maanden na de officiële start van uw EOS project dient u een data management plan (DMP) op te stellen. Het DMP dient het volledige EOS-project af te dekken en niet enkel het Vlaamse gedeelte. Indien de woordvoerder-coördinator geaffilieerd is aan een van TYPE I-FL, is hij/zij verantwoordelijk om dit in te dienen bij de dienst onderzoekscoördinatie van de hoofdonthaalinstelling. Aan het FWO dient u dit niet te bezorgen. Indien de woordvoerder-coördinator geaffilieerd is aan een TYPE I-FR instelling, dienen de betrokken Vlaamse onderzoekers in onderling overleg alsnog binnen de 6 maanden na de officiële start een DMP ingediend te hebben bij de desbetreffende dienst onderzoekscoördinatie van de hoofdonthaalinstelling.

Bij het einde van het project moet de finale versie van het DMP toegevoegd worden aan het eindverslag van het project; via het e-loket-van de promotor-woordvoerder. Dit DMP kan uiteraard aangepast zijn sinds de opmaak van de eerste versie ervan. Het DMP is een element in de eindbeoordeling van het project door het bevoegde expert panel.

Er is een standaard sjabloon (zie onze webpagina DMP) voor het opstellen van een DMP, dat door alle instellingen aangewend wordt en dat ook u dient te gebruiken. De finale versie van het DMP kan gecreëerd worden in de online planning tool DMP online en via deze tool als PDF geëxporteerd worden om toe te voegen aan het eindverslag.

In het aanvraagformulier voor uw EOS project heeft u ook een vragenlijst over de ethische aspecten ingevuld. Indien u een vraag met asterisk bevestigend heeft beantwoord, geldt een wettelijke verplichting om de ethische goedkeuring te verkrijgen van de bevoegde ethische commissie aan uw hoofdonthaalinstelling alvorens met de betreffende onderzoeksactiviteiten wordt gestart. Voor andere vragen kunnen er institutionele verplichtingen gelden en/of wordt van u verwacht na te denken over ethische aspecten die verband kunnen houden met het onderwerp, de aanpak van het onderzoek en/of de gevolgen van het resultaat, en zo nodig passende voorzorgsmaatregelen te nemen.

Raadpleeg de Richtlijnen voor de ethische vragenlijst van het FWO voor hulp en achtergrondinformatie over de ethische vragenlijst.

De vereiste ethische goedkeuring dient u te bekomen voor u begint met het werkpakket waarop het betrekking heeft. Voor projectvoorstellen die tot doel hebben experimenten uit te voeren op niet-menselijke primaten diende u reeds in het bezit te zijn van een goedkeuring van de verantwoordelijke ethische commissie op het ogenblik dat de aanvraag ter beoordeling bij het FWO en F.R.S-FNRS voorlag.

De woordvoerder-coördinator dient de attesten van de ethische commissie in bij de onderzoekscoördinatie van de hoofdaanstelling, die ze bewaart en waar het FWO ze indien nodig kan opvragen. Zie voor meer informatie onze webpagina onderzoeksethiek.

Elk project dat een samenwerking met een TYPE IV onderzoeksinstelling behelst, dient ook de wettelijke verplichtingen inzake ethische goedkeuringen van deze buitenlandse partner te respecteren.

Vermelding financieringsbron

FWO en F.R.S.-FNRS dienen als subsidieverstrekkers vermeld te worden bij publicaties of andere relevante communicatie rond uw project(resultaten): “This project (EOS number + FWO file number) has received funding from the FWO and F.R.S.-FNRS under the Excellence of Science (EOS) programme". In presentaties dient het EOS-logo toegevoegd te worden.

Open access

Houders van een EOS onderzoeksproject van het FWO zijn verplicht om hun publicaties, die geheel of gedeeltelijk tot stand zijn gekomen met FWO-middelen, ten laatste één jaar na publicatie minimaal te deponeren in een publieke “Open Access” databank. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website https://www.fwo.be/nl/het-fwo/onderzoeksbeleid/open-access/.

Transparante klinische studies

Indien uw project een klinische studie omvat, dan is het vooraleer de studie van start gaat verplicht om deze studie te registreren in een publieke klinische databank (bv. https://www.clinicaltrials.gov) (zie artikel 4 §2 van het Algemeen reglement van het FWO). In deze context wordt onder een klinische studie verstaan: elk onderzoek dat prospectief menselijke deelnemers of groepen van mensen toewijst aan één of meer gezondheids-gerelateerde interventies teneinde de effecten op gezondheidsparameters te evalueren. Klinische studies omvatten dus experimentele interventies, zoals, maar niet beperkt tot, geneesmiddelen, cellen en andere biologische producten, chirurgische ingrepen, radiologische procedures, apparaten, gedragsbehandelingen, veranderingen in het zorgproces, preventieve zorg, enz. Deze definitie omvat fase I tot fase IV klinische proeven.

Wanneer de eerste patiënt in de studie wordt geïncludeerd, dient het FWO (via tbm@fwo.be) geïnformeerd te worden over de startdatum van de studie (first patiënt in) en het registratienummer van de klinische studie. De gegevens in het publieke register moeten tijdens de duur van het onderzoek up-to-date worden gehouden en binnen het jaar na voltooiing van het onderzoek (zes maanden voor pediatrische onderzoeken) moet dezelfde database aangevuld worden met het volledige beschrijvende klinische studieprotocol en samengevatte onderzoeksresultaten, ongeacht of de resultaten van de klinische studie negatief, niet-overtuigend of positief waren. Voor meer achtergrond informatie, zie Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen - Onderzoeksethiek (fwo.be)/ Aandachtspunten/1. Transparante klinische studies.

Wetenschappelijke integriteit

Ontvangers van FWO-middelen engageren zich tot wetenschappelijke integriteit m.b.t. de onderzoekspraktijk en -uitkomst. Zie Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen - Wetenschappelijke integriteit (fwo.be)

Vacatures

Met het oog op de selectie van de beste kandidaten in internationaal perspectief, vragen we om voor het onderzoek dat het FWO steunt vacatureberichten te publiceren op de Euraxess website van de Europese Commissie: http://ec.europa.eu/euraxess/. Vacatures gekoppeld aan onderzoeksprojecten kunnen aanvullend ook bekend worden gemaakt via de FWO-website. U kan het vacaturebericht aan het FWO bezorgen via communicatie@fwo.be.