Internationale onderzoeksinfrastructuur - Roadmap

• 27 februari 2025: oproep open
• 19 en 20 maart 2025: intakegesprekken
• 19 mei 2025 om 17u: oproep gesloten (= uiterste deadline)
• Augustus 2025: rebuttal fase
• September 2025: evaluatie door Commissie Science (interviews)
• Oktober 2025: evaluatie door Commissie Strategie
• November/december 2025: bekendmaking resultaten

• Aanvragende organisatie: een onderzoeksgroep of onderzoeksgroepen van een Vlaamse Wetenschappelijke Instelling, een Vlaamse universiteit, van een strategisch onderzoekscentrum, van een instelling voor postinitieel onderwijs, van het VLIZ, van de KMDA-CRC, van de Plantentuin van Meise, van een Vlaams museum met een onderzoeksopdracht, van een samenwerkingsverband tussen voornoemde instanties of een samenwerkingsverband tussen ten minste één der voornoemde instanties en één of meer derden.
• Een aanvraag in het kader van een roadmap-oproep is alleen ontvankelijk als de volgende voorwaarden vervuld zijn:
  • de internationale onderzoeksinfrastructuur waarvoor een aanvraag tot deelname wordt ingediend, maakte nog niet twee keer eerder het voorwerp uit van een onsuccesvolle aanvraag in een roadmap-oproep;
  • de internationale onderzoeksinfrastructuur waarvoor een aanvraag tot deelname wordt ingediend, heeft de ontwerpfase al doorlopen.
  • er worden geen twee aanvragen tot deelname aan dezelfde internationale onderzoeksinfrastructuur ingediend en de aanvraag heeft geen betrekking op een deelname aan internationale onderzoeksinfrastructuur waar een Vlaams consortium al aan deelneemt.
• Een aanvraag in het kader van een financieringsoproep is alleen ontvankelijk als de volgende voorwaarden vervuld zijn:
  • de aanvraag maakte al het voorwerp uit van een succesvolle aanvraag in het kader van een roadmapoproep of kreeg al financiering, tenzij een uitdoofscenario is opgelegd;
  • er worden geen twee verschillende aanvragen tot financiering van de deelname aan dezelfde internationale onderzoeksinfrastructuur ingediend;
  • er wordt geen aanvraag tot financiering van de deelname aan een internationale onderzoeksinfrastructuur ingediend waar al een Vlaams consortium aan deelneemt.

• Periode: 4 jaar, met max. 2 jaar verlengbaar
• Aanvaardbare kosten: De subsidie wordt aangewend voor de financiering van de uitrustings-, personele, institutionele, operationele en logistieke kosten. Daaronder vallen de volgende kostencategorieën die niet noodzakelijk allemaal tegelijk dienen voor te komen in elke projectaanvraag:
  • uitrusting: de kosten voor onderzoeksinvesteringen, namelijk de kosten voor de aanschaf of de opbouw en de aansluiting van (onderdelen) van de onderzoeksinfrastructuur, substantiële upgrades, inclusief het niet-recupereerbare deel van de btw;
  • personeelskosten voor de ontwikkeling, de constructie of de opbouw van de onderzoeksinfrastructuur. Daaronder vallen ook de personeelskosten voor de upgrade van de onderzoeksinfrastructuur en de kosten voor het personeel voor de bediening of het onderhoud als de infrastructuur eenmaal operationeel is alsook de personeelskosten voor de engagementen die zijn aangegaan binnen internationale samenwerkingsakkoorden;
  • werkingskosten zoals onderhoudskosten gedurende de hele afschrijvingsperiode, namelijk de kosten die voortvloeien uit onderhoudsovereenkomsten of upgrades van de onderzoeksinfrastructuur, en de herstellingskosten van de uitrusting, de werkingskosten die voortvloeien uit de engagementen die zijn aangegaan binnen internationale samenwerkingsakkoorden, en de logistieke en trainingskosten die noodzakelijk zijn om onderzoek te verrichten aan en toegang te hebben tot  de internationale onderzoeksfaciliteit.
• Subsidiepercentage:
  • 80% van de subsidiabele kosten.
  • 90% als het investeringsinitiatief uitgaat van een of meer onderzoeksgroepen bij meer dan een aanvrager, en als in het aanvraagdossier wordt aangetoond dat alle aanvragers de resterende 10% van de subsidiabele kosten naar evenredigheid verdelen zodat een daadwerkelijke inbreng en engagement  worden aangetoond.
  • 100% indien het aanvragende consortium via het operationeel plan kan aantonen dat door de aard van de infrastructuur geen co-financiering mogelijk is, maar de participatie, gedragenheid en het engagement van de betrokken instanties moet aangetoond worden.
  • Cofinanciering duidt op het engagement van de partners van het consortium in de deelname aan de internationale onderzoeksinfrastructuur. Dit betekent dat een deel van de financiering gevonden moet worden bij andere instanties of uit eigen middelen moet komen.

• Als promotor van het infrastructuurproject bereid je de aanvraag voor via het e-loket van het FWO en draag je de aanvraag-in-opmaak over naar je instelling (= de hoofdaanvrager van het voorstel). Gelieve voor interne deadlines en praktische modaliteiten contact op te nemen met de dienst onderzoekscoördinatie van uw onderzoeksinstelling.
• Je instelling dient het finale voorstel in bij het FWO tegen 19 mei 2025 om 17u.
• Je aanvraag infrastructuur wordt aan een aantal externe niet in België werkzame deskundigen voorgelegd.
• De promotor ontvangt de anonieme adviezen van deze externe deskundigen en krijgt de mogelijkheid hierop feedback te leveren. Dit zal doorgaan in de periode augustus – september 2025.
• De leden van de Commissie Science worden in kennis gesteld van de refereerapporten en van de eventuele reacties van aanvragers. Op basis hiervan beoordeelt de Commissie Science in september 2025 alle ingediende aanvragen en organiseert hoorzittingen. Op basis van de evaluatiecriteria vastgelegd in het reglement interne en externe peer review catalogiseert de Commissie Science de aanvragen binnen drie categorieën:
  • categorie A: aanvragen die vanuit wetenschappelijk oogpunt bekeken excellent zijn;
  • categorie B: aanvragen die vanuit wetenschappelijk oogpunt bekeken zeer goed zijn, inclusief de aanvragen die nog niet matuur zijn;
  • categorie C:
    • voor de roadmap oproep: aanvragen die vanuit wetenschappelijk oogpunt bekeken niet excellent of zeer goed zijn en niet in aanmerking komen voor ondersteuning en financiering via de financieringsoproep. 
    • voor de financieringsoproep: de eerder gesubsidieerde aanvragen die vanuit wetenschappelijk oogpunt niet meer tot categorie A of B behoren en waarvoor een uitdoofscenario wordt uitgewerkt, rekening houdend met de internationale verplichtingen, of aanvragen die vanuit wetenschappelijk oogpunt bekeken nog niet excellent of zeer goed zijn en niet in aanmerking komen voor financiering.

De Commissie Science rangschikt in haar advies de aanvragen dus niet volgens prioriteit maar deelt de aanvragen in categorieën in.

• De commissie Strategie analyseert de aanvragen die door de commissie Science in categorie A en B  als vermeld in paragraaf 2, eerste lid, en A, B en C als vermeld in paragraaf 3 eerste lid, zijn ingedeeld. Voor de aanvragen die in categorie A en B ingedeeld zijn, gaat de commissie Strategie na of de voorstellen realistisch, haalbaar en van strategisch belang zijn voor het Vlaamse Gewest of de Vlaamse Gemeenschap, en formuleert ze een voorstel van rangschikking voor de aanvragen ingediend voor de roadmapoproep en van ranking en financiering voor de aanvragen ingediend voor de financieringsoproep  Voor de aanvragen die geplaatst zijn in categorie C, werkt ze, na de beslissing, in voorkomend geval een uitdoofscenario uit, rekening houdend met de internationale verplichtingen.
• De raad van bestuur neemt een eindbeslissing tijdens de zitting van november/december 2025:
  • aan welke projecten Vlaamse onderzoekers zullen deelnemen;
  • of er vanuit Vlaanderen lidgelden zullen betaald worden, mocht de Federale Overheid hiervoor niet instaan, en in voorkomend geval het bedrag;
  • voor welke projecten het uitdoofscenario zal worden uitgetekend, dat vervolgens eveneens voor beslissing aan de raad van bestuur zal worden voorgelegd;

Hierbij wordt rekening gehouden met volgende beginselen:

• De raad van bestuur neemt haar eindbeslissing rekening houdend met het advies van de Commissie Strategie. De voordracht van de aanvragen kan slechts worden bekrachtigd of afgewezen. Bij afwijzing worden de Commissies Science en Strategie opnieuw bevraagd, desgevallend met uitdrukkelijke vermelding van de elementen die volgens de raad van bestuur nader moeten worden onderzocht.
• Indien de Commissie Strategie omtrent een aanvraagdossier een bijkomende voorwaarde heeft geformuleerd, handelt de raad van bestuur van het FWO als volgt:
  • ofwel wordt de bijkomende voorwaarde verworpen, en wordt het dossier goedgekeurd;
  • ofwel wordt de bijkomende voorwaarde geheel of ten dele aanvaard, en wordt het dossier goedgekeurd, met dien verstande dat de door de raad van bestuur opgelegde voorwaarden op het vlak van financiering of samenwerking zullen gelden als subsidiëringsvoorwaarden;
  • ofwel wordt de bijkomende voorwaarde geheel of ten dele aanvaard, en wordt het dossier slechts goedgekeurd indien aan de raad van bestuur de nodige remediëring wordt voorgelegd binnen een door de raad van bestuur bepaalde termijn, die niet korter kan zijn dan tien kalenderdagen en de zestig kalenderdagen niet mag overschrijden. 

Geïnteresseerden die van plan zijn een aanvraag in te dienen in de roadmap-oproep dienen deel te nemen aan een intakegesprek voor de indiendatum. Deze zullen doorgaan op 19 en 20 maart 2025. Timeslots kunnen worden vastgelegd via een verzoek per e-mail aan infrastructuur@fwo.be.

Alle inlichtingen omtrent de roadmap-oproep voor internationale onderzoeksinfrastructuur kunnen worden bekomen via infrastructuur@fwo.be.

Vragen over de technische werking van het e-loket en de aanvraagmodules kunnen gericht worden aan fwohelpdesk@fwo.be.