Reglement Krediet voor deelname aan een congres in het buitenland

Het algemeen reglement is van toepassing.

Art. 1. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 12/05/2021, 20/12/2023 en 25/09/2024)

§1 De kandidaten voor een reiskrediet voor deelname aan een congres in het buitenland dienen tijdens de volledige duur van hun verblijf verbonden te zijn aan

• een universiteit in de Vlaamse Gemeenschap (inclusief de academische opleidingen binnen de overeenkomstige associatie), of aan
• een federale of Vlaamse wetenschappelijke instelling als wetenschappelijk personeel van het Nederlandstalig kader, of aan
• een universitair ziekenhuis in de Vlaamse Gemeenschap als wetenschappelijk personeel, of aan
• een ziekenhuis met academisch karakter erkend als onderzoekscentrum in de Vlaamse Gemeenschap als wetenschappelijk personeel.

§2 Predoctorale kandidaten moeten hun masterdiploma behaald hebben in één van de lidstaten van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland. Indien de kandidaat een ander diploma heeft, waarvan het universiteitsbestuur van mening is dat het toegang geeft tot de doctoraatsopleiding, moet een verklaring hiervan aan het FWO worden bezorgd. Kandidaten met een masterdiploma buiten de EER of Zwitserland dienen in het bezit te zijn van een masterdiploma en een verklaring waarin het betrokken universiteitsbestuur bevestigt dat het de kandidaat toestaat een doctoraatsproefschrift voor te bereiden.

Voor kandidaten vanaf postdoctoraal niveau vervalt Art 1. §2. 

§3 Postdoctorale onderzoekers kunnen zich enkel kandidaat stellen voor een reiskrediet voor deelname aan een congres in het buitenland indien hun doctoraatsdiploma, met referentiepunt de datum vermeld op het doctoraatsdiploma, behaald is maximum zes jaar voor de startdatum van het congres in het buitenland.

Indien de kandidaat over meer dan één doctoraatsdiploma beschikt, is deze regel van toepassing op de datum van het eerst behaalde doctoraatsdiploma.

Indien zich tussen de datum van het doctoraatsdiploma en de startdatum van het congres een aaneensluitende onderbreking van minstens 3 maanden omwille van moederschapsrust, voltijds ouderschapsverlof, voltijds ziekteverlof of militaire dienstplicht/verplichte burgerdienst in het land waarvan men onderdaan is, dan wordt de maximale periode van 6 jaar tussen de datum van het doctoraatsdiploma en de startdatum van het congres met 1 jaar verlengd. De maximale verlenging van deze periode is eveneens 1 jaar. Meer dan 1 onderbreking van minstens 3 maanden omwille van bovenvermelde redenen geeft dus geen aanleiding tot een bijkomende verlenging.

Art. 2. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 12/05/2021 en 25/09/2024)

Om in aanmerking te komen voor een toelage voor een congresdeelname in één van de lidstaten van de EER of Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk, moeten onderzoekers reeds tenminste één peer-reviewed publicatie als eerste of laatste auteur hebben; voor een toelage voor een congresdeelname in landen buiten Europa hebben zij minstens drie of meer peer-reviewed publicaties waarvan minstens 1 als eerste of laatste auteur. Voor domeinen met een andere publicatiecultuur (bv. alfabetisch ordenen van auteurs) kan van de minimum vereiste van 1 peer-reviewed publicatie als eerste en laatste auteur worden afgeweken.

Art. 3. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 12/05/2021)

Alle pre- en postdoctorale FWO Mandaathouders en houders van een Beurs Strategisch Basisonderzoek (SB) kunnen geen reiskrediet voor een congresdeelname in één van de lidstaten van de E.E.R. of Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk aanvragen, daar zij hun werkingstoelage hiervoor kunnen aanwenden.

Zij komen wel in aanmerking voor een krediet voor een congresdeelname in landen niet nader gespecifieerd in bovenstaande paragraaf.

Art. 4.

Aanvragen voor reiskredieten dienen ten laatste 3 maanden vóór afreis online te worden ingediend in het Engels. Deze indientermijn is strikt bindend.

Art. 5. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 25/09/2024)

Per burgerlijk jaar kan aan een onderzoeker maximaal één reiskrediet binnen of buiten Europa toegekend worden (voor een congres, cursus/workshop en/of voor een kort studieverblijf). 

Art. 6.

De belanghebbenden moeten de toelagen vermelden die ze voor hetzelfde doel bij andere Belgische of buitenlandse instanties hebben bekomen of aangevraagd. De belanghebbenden dienen het FWO op de hoogte te brengen van de uitslag van de aangevraagde toelages die voor hetzelfde doel bij andere instanties werden aangevraagd.

Art. 7. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 30/03/2022 en 25/09/2024)

Per onderzoekseenheid kunnen maximaal twee aanvragen voor eenzelfde congres worden ingediend.

De promotor/het diensthoofd van de aanvrager wordt op de hoogte gesteld van de aanvraag. Na ontvangst van deze notificatie heeft de promotor/het diensthoofd 5 werkdagen de tijd om, indien gewenst, hierop gemotiveerd bezwaar aan te tekenen.

Art. 8.

Het bevoegde instellingsbestuur moet over de ingediende aanvraag worden ingelicht. 

Art. 9.

De vergoedingen dekken de verplaatsingskosten Brussel - plaats van het congres, heen en terug. Ze zijn persoonlijk en kunnen niet worden overgedragen.  

Art. 10.

De kredieten worden slechts verleend, voor zover de begroting het toelaat, voor bijeenkomsten die een uitgesproken wetenschappelijk karakter hebben, met voordrachten en besprekingen van oorspronkelijke bijdragen of verslagen. Bedoeld zijn congressen, ingericht door erkende wetenschappelijke genootschappen of verenigingen. 

Art. 11.

De vergoedingen worden principieel slechts toegekend aan onderzoekers met een academisch masterdiploma, die oorspronkelijke opzoekingen hebben verricht en op de betreffende bijeenkomst een voordracht houden.

Art. 12.

De aanvragen voor dergelijke kredieten moeten worden gestaafd met een samenvatting van de voordracht.

Art. 13.

Als de voordracht op een congres gezamenlijk door twee of meerdere onderzoekers wordt gegeven, dan kan slechts één enkele een krediet aanvragen.  Het aanvaardingsbewijs van de voordracht moet op naam van de aanvrager zijn, zo niet moet de auteur aan wie de officiële aanvaarding is gericht, bevestigen dat de postulant de voordracht houdt.

Art. 14.

De beneficianten moeten binnen de drie maanden na hun terugkeer in België aan het FWO een beknopt verslag sturen over hun deelname aan de wetenschappelijke bijeenkomst.

Art.15. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28/09/2022)

Verplaatsingskosten

Bij toekenning boekt de begunstigde op voorlegging van de officiële originele toekenningbrief bij een door het FWO gemachtigde reisagent de reis. 

• Per vliegtuig: in economy class.
• Per trein: voordeligste tarief

De factuur wordt rechtstreeks aan het FWO gestuurd.

Bij een verplaatsing per wagen wordt aan de kredietgenieter een kilometervergoeding betaald, met een maximum van € 800,00.

Alle begunstigden zijn automatisch gedekt door een reisongevallenverzekering bij AIG. FWO-mandaathouders zijn verplicht het formulier ‘melding buitenlands verblijf’ voor vertrek online in hun e-loket te vervolledigen en in te dienen.