Reglement Krediet voor de organisatie van een wetenschappelijk congres in België

Het algemeen reglement is van toepassing.

Art. 1. Doel

De ondersteuning van de organisatie van internationale wetenschappelijke congressen heeft tot doel om het wetenschappelijk debat in verschillende disciplines aan te moedigen, en zodoende bij te dragen tot de wetenschappelijke samenwerking tussen Vlaamse onderzoeksinstellingen. Congressen in het kader van doctoral schools komen niet in aanmerking, evenals expertenmeetings. Het congres waarvoor het krediet wordt aangevraagd, dient namelijk een open karakter te hebben en bijgevolg toegankelijk te zijn voor iedereen die wenst deel te nemen.

Art. 2. Aard van de financiering

Het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen (FWO) kent kredieten toe voor de organisatie van wetenschappelijke congressen in België. Bij uitzondering komen ook wetenschappelijke congressen in aanmerking die plaats hebben in de gebouwen van de Academia Belgica te Rome, en die georganiseerd worden door de Academia Belgica en/of het Belgisch Historisch Instituut in Rome; evenals wetenschappelijke congressen (mede) georganiseerd door onderzoekers verbonden aan een Vlaamse universiteit, de Hogere Zeevaartschool, de Vlerick Management School, Antwerp Management School en/of het Instituut voor Tropische Geneeskunde, die plaatsvinden in het kader van de werking van de Belgische School te Athene (EBSA) of het Nederlands-Vlaams Instituut te Caïro (NVIC).

De kredieten dienen als cofinanciering. Een gedetailleerd overzicht van de geraamde kosten en de cofinanciering dient dan ook in de aanvraag te worden opgegeven. Wetenschappelijke congressen waar geen registratiekost wordt aangerekend aan de deelnemers, komen niet in aanmerking. De omvang van het krediet wordt bepaald door de Commissie voor Internationale Wetenschappelijke Contacten (CIWC) van het FWO.

Er kan een krediet worden aangevraagd voor de organisatie van twee verschillende types congressen. De aanvrager dient in de aanvraag duidelijk te motiveren voor welk congrestype een krediet wordt aangevraagd. Daarenboven dient het congres te voldoen aan de vooropgestelde condities die gepaard gaan met dit bepaald congrestype.

TYPE I: groot internationaal referentiecongres in een bepaald vakdomein

De toelage voor een TYPE I congres is maximaal 10% van de totale kostprijs van het congres met een maximum van 10 000 euro.

Om voor een TYPE I congreskrediet in aanmerking te komen, dient aan de volgende criteria voldaan te worden:

• Internationaal referentiecongres dat een volledig onderzoeksveld (vakdomein) afdekt;
• Aanwezigheid van internationale keynote sprekers;
• Meer dan 200 te verwachten deelnemers en daarenboven een significante aanwezigheid van internationale deelnemers (50%);
• Wetenschappelijk deel van het congres neemt minimaal drie dagen in beslag;
• Totale kost van het congres dient minimaal 50 000 euro te zijn. FWO bekostigt maximaal 10% van de totale kost met een maximum van 10 000 euro. De kosten dienen gedetailleerd in de aanvraag aangetoond te worden.

TYPE II: internationaal congres

De toelage voor een TYPE II congres is maximaal 5 000 euro.

Om voor een TYPE II congreskrediet in aanmerking te komen, dient aan de volgende criteria voldaan te worden:

• Internationaal congres;
• Aanwezigheid van internationale keynote sprekers.

Art. 3. Verantwoordelijke woordvoerder

De aanvrager dient minstens één van volgende types aanstelling (bezoldigd) te hebben:

• zelfstandig academisch personeel van een Vlaamse universiteit;
• zelfstandig academisch personeel van de Evangelische Protestantse Faculteit in Leuven voor zover het onderzoek in godsdienstwetenschappen of godgeleerdheid betreft;
• zelfstandig academisch personeel van de Faculteit voor Protestantse Godgeleerdheid in Brussel voor zover het onderzoek in godsdienstwetenschappen of godgeleerdheid betreft;
• (hoofd)docent of (gewoon) hoogleraar met doctoraat, verbonden aan de Hogere Zeevaartschool voor zover diens aanvraag wetenschappelijk onderzoek in de nautische wetenschappen betreft;
• een (hoofd)docent of (gewoon) hoogleraar (of functies met equivalente Engelstalige benamingen) met doctoraat, verbonden aan de Vlerick Management School voor zover diens aanvraag wetenschappelijk onderzoek in de managementwetenschappen betreft;
• (hoofd)docent of (gewoon) hoogleraar met doctoraat, verbonden aan de Antwerp Management School voor zover diens aanvraag wetenschappelijk onderzoek in de managementwetenschappen betreft;
• (hoofd)docent of (gewoon) hoogleraar met doctoraat, verbonden aan het Instituut voor Tropische Geneeskunde voor zover diens aanvraag wetenschappelijk onderzoek in tropische geneeskunde en diergeneeskunde en in gezondheidszorg in ontwikkelingslanden betreft.

Art. 4. Indientermijn

De aanvragen dienen door de verantwoordelijke woordvoerder, uiterlijk zes maanden vóór de opening van bedoeld congres ingediend te worden, door middel van online formulieren beschikbaar via de website van het FWO. Indien het wetenschappelijk programma nog niet vastligt, dan dienen minstens de grote lijnen van het programma en een lijst van de aanwezige gastsprekers meegestuurd te worden.

Art. 5. Samenstelling wetenschappelijk comité en organisatie comité

Het wetenschappelijk comité en het organisatiecomité dienen tenminste te bestaan uit leden van het Zelfstandig Academisch Personeel van tenminste twee Belgische universiteiten, waarvan minimum één uit de Vlaamse Gemeenschap. Hierbij gelden als equivalent voor een Vlaamse universiteit: de Evangelische Protestantse Faculteit in Leuven en de Faculteit voor Protestantse Godgeleerdheid in Brussel voor zover het onderzoek in godsdienstwetenschappen of godgeleerdheid betreft, de Hogere Zeevaartschool voor zover het wetenschappelijk onderzoek in de nautische wetenschappen betreft, de Vlerick Management School en de Antwerp Management School voor zover het onderzoek in de managementwetenschappen betreft, en het Instituut voor Tropische Geneeskunde voor zover het onderzoek in tropische geneeskunde en diergeneeskunde en in gezondheidszorg in ontwikkelingslanden betreft; als equivalent voor het universitaire ZAP gelden de personeelscategorieën van deze instellingen zoals vermeld in artikel 3. Deelname uit meerdere Vlaamse universiteiten aan beide comités is een pluspunt.

Art. 6. Aanwending (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/11/2019)

De toelage mag uitsluitend aangewend worden voor volgende kostencategorieën:

1. de materiële organisatie van het congres;
2. de secretariaats- en vertalingskosten;
3. het drukken van verslagen;
4. de reis- en verblijfskosten van buitenlandse sprekers;
5. het dekken van kosten voor een CO₂-bijdrage gekoppeld aan wetenschapsgerelateerde verplaatsingen per vliegtuig van buitenlandse sprekers, voor zover deze direct betrekking hebben op de organisatie van het wetenschappelijk congres in België.

Art. 7. Verantwoording en verslaggeving

§1. Wanneer een krediet toegekend wordt, kan de aanvrager op schriftelijk verzoek een voorschot krijgen ten belope van de helft van de toegekende som.

§2.  Het saldo wordt gestort op voorlegging van een volledige verantwoording die na afloop van het congres dient opgestuurd te worden.

§3.  Naast de verantwoordingsstukken dient een gedetailleerde staat van inkomsten en uitgaven aan het FWO bezorgd te worden. Indien de inkomsten de uitgaven overschrijden, dan behoudt het FWO zich het recht voor om een deel van het toegekende krediet in te trekken.

§4.  Als wetenschappelijk verslag wordt een document van maximaal 3 bladzijden gevraagd. Eventuele proceedings of akten van het congres dienen niet opgestuurd te worden naar het FWO.