Zware onderzoeksinfrastructuur

• Periode: 4 jaar, met max. 2 jaar verlengbaar
• Aanvaardbare kosten:
  • Uitrusting: kosten voor onderzoeksinvesteringen, zijnde de kosten voor de aanschaf en de aansluiting van de onderzoeksinfrastructuur zelf of de aanschaf van de onderdelen voor de constructie van de beoogde onderzoeksinfrastructuur, inclusief het niet-recupereerbare deel van de btw. Ook het upgraden, zijnde het substantieel verbeteren, van bestaande onderzoeksinfrastructuur valt eronder;
  • Personeelskosten voor de ontwikkeling en de constructie van de onderzoeksinfrastructuur. Dit omvat ook de personeelskosten voor het upgraden van de onderzoeksinfrastructuur en de kosten voor het personeel voor de bediening of het onderhoud eenmaal de infrastructuur operationeel is;
  • Werkingskosten bestaande uit onderhoudskosten gedurende de hele afschrijvingsperiode, zijnde de kosten voortvloeiend uit onderhoudsovereenkomsten of upgrades van de onderzoeksinfrastructuur, de herstellingskosten aan de uitrusting, de verplaatsingskosten naar en van het buitenland en de kosten voor een CO2-bijdrage gekoppeld aan een wetenschapsgerelateerde verplaatsing per vliegtuig, voor zover deze kosten in lijn liggen met de ontwikkeling, constructie, upgrade, bediening en/of onderhoud van de onderzoeksinfrastructuur.
• Subsidiepercentage: 70% van de subsidiabele kosten. Indien kennisinstellingen onderling of met derden samenwerken kan dit percentage echter verhoogd worden:
  • Naar 90% van de subsidiabele kosten als het voorstel uitgaat van onderzoeksgroepen uit meer dan één instantie gerechtigd om subsidies aan te vragen en als in het aanvraagdossier wordt aangetoond dat alle aanvragers ten minste de helft dragen van het bedrag dat zij zouden moeten betalen, mocht de resterende 10% van de subsidiabele kosten naar evenredigheid worden verdeeld. Hiermee wordt benadrukt dat er van alle aanvragers een daadwerkelijke inbreng en engagement moet zijn en dat het niet enkel gaat om een formele constructie.
  • Naar 100% van het door de universiteit of hogeschool zelf te financieren gedeelte van de subsidiabele kosten indien ten minste 25% van de in aanmerking komende kosten ten laste wordt genomen door een andere instantie dan een universiteit of een hogeschool.
    De subsidiabele kosten worden dus niet steeds voor 100% gefinancierd. Dit betekent dat een deel van de financiering bij andere instanties moet worden gevonden of uit eigen middelen moet komen.

• Subsidieerbare organisatie: één of meer onderzoeksgroepen van een Vlaamse universiteit, van  hogeronderwijsinstellingen die door de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013 worden belast met wetenschappelijk onderzoek (School of Arts, Hogere Zeevaartschool, Instituut voor Tropische Geneeskunde, Vlerick Leuven Gent Management School, Antwerp Management School), een strategisch onderzoekscentrum vermeld in artikel 29 van het decreet van 30 april 2009 (IMEC, VIB, Flanders Make en VITO), een samenwerkingsverband tussen voornoemde instanties of een samenwerkingsverband tussen ten minste één van de voornoemde instanties en één of meer derden.
• Een aanvraag wordt ingediend onder leiding van een promotor, eventueel in samenwerking met één of meerdere copromotoren.
• Indien er een voorstel wordt ingediend door onderzoeksgroepen uit meerdere instanties, wijzen de aanvragers één promotor aan die verder optreedt als woordvoerder van de aanvraag.
• Elke andere aan de aanvraag deelnemende onderzoeksgroep dan die waartoe de promotor-woordvoerder behoort, wijst minstens één copromotor aan. Ze moeten via hun onderzoeksgroep of instelling een reële, financieel waardeerbare inbreng hebben in de aanvraag, zo niet worden ze als gebruiker toegevoegd. Maximaal 50 procent van de eventuele cofinanciering mag bestaan uit de personeelskosten van de copromotoren.
• Copromotoren kunnen bij meerdere aanvragen tegelijkertijd als copromotor optreden.
• Derden kunnen op geen enkele wijze, rechtstreeks of onrechtstreeks, subsidies ontvangen. Ze kunnen een reële, financieel waardeerbare inbreng hebben in een onderzoeksinfrastructuur.

• De raad van bestuur steunt bij zijn beslissingen over het financieren van investeringsinitiatieven voor zware onderzoeksinfrastructuur op het advies van experten die de wetenschappelijke kwaliteit van de aanvragen evalueren, en die vervolgens voor de aanvragen die excellent bevonden zijn, nagaan of de opgemaakte investeringsplannen voldoende realistisch en objectief zijn. Twee expertencommissies werden ingesteld: de commissies science en invest die gedefinieerd worden in het reglement interne en externe peer review.
• Als promotor van de infrastructuur dien je een vooraanmelding in via het FWO e-loket waarin je een korte beschrijving geeft van de in te dienen aanvraag. De deadline is 30 juni 2025. Via het e-loket van het FWO draag je de aanvraag-in-opmaak over naar je instelling (= de hoofdaanvrager van het voorstel). Alleen informatie over de titel van de aanvraag ('tab general’, summary,  consortiumpartners (zonder financiering), trefwoorden, disciplines, suggesties voor referenten en verboden referenten) dienen te worden ingevuld in het aanvraagformulier. Eventuele samenwerkingsmogelijkheden worden dankzij de vooraanmelding onderzocht. Kort na de deadline van de vooraanmelding wordt de aanvraag-in-opmaak opnieuw opengesteld voor de promotor, zodat de aanvraag verder gefinaliseerd kan worden.
• Als promotor van de infrastructuur draag je de aanvraag-in-opmaak via het FWO e-loket over naar je instelling (= de hoofdaanvrager van het voorstel). De interne deadline is 11 september 2025. Gelieve voor praktische modaliteiten contact op te nemen met de dienst onderzoekscoördinatie van uw onderzoeksinstelling.
• Je instelling dient het finale projectvoorstel in bij het FWO tegen 18 september 2025 om 17u.
• Je aanvraag wordt aan een aantal externe, niet in België werkzame deskundigen voorgelegd. Dit zal doorgaan in de periode oktober – november 2025.
• De promotor ontvangt de anonieme adviezen van deze externe deskundigen en krijgt de mogelijkheid hierop feedback te leveren. Dit zal plaatsvinden in december 2025.
• De leden van de commissie science worden in kennis gesteld van de refereerapporten en van de eventuele reacties van de aanvragers.
  Op basis hiervan beoordeelt de commissie science in januari 2026 in een eerste vergadering alle ingediende aanvragen en stelt een lijst op van aanvragen waarvoor een hoorzitting wordt georganiseerd. Tijdens deze vergadering bereidt de commissie ook deze hoorzittingen voor. Tijdens de hoorzitting worden de uitgenodigde aanvragers in de mogelijkheid gesteld hun aanvraag toe te lichten en te antwoorden op vragen van de leden van de commissie science. Nadat alle hoorzittingen hebben plaatsgevonden, formuleert de commissie science haar advies met de rangschikking van de excellent bevonden aanvragen.
• Van de voorstellen die door de commissie science als excellent zijn beoordeeld, onderzoekt de commissie invest in februari 2026 de investeringsplannen. Vervolgens onderzoekt de commissie invest of er zich geen noden of opportuniteiten aandienen andere dan deze die reeds deel uitmaken van de aanvraag, op het vlak van instellingsoverschrijdende samenwerking of samenwerking met binnen- of buitenlandse onderzoekscentra, wetenschappelijke instellingen of ondernemingen. Op basis van deze twee beoordelingen, formuleert de commissie invest desgevallend een aanbeveling, die toegevoegd wordt aan het advies van de commissie science.
• De raad van bestuur neemt een eindbeslissing tijdens de zitting van maart 2026, rekening houdend met volgende beginselen:
  • De lijst van de door de commissie science excellent bevonden aanvragen kan slechts worden bekrachtigd of afgewezen. Bij afwijzing worden de commissie science en de commissie invest opnieuw bevraagd, desgevallend met uitdrukkelijke opgave van de elementen die volgens de raad van bestuur nader moeten worden onderzocht.
  • Indien de commissie invest omtrent een aanvraagdossier een aanbeveling heeft geformuleerd, handelt de raad van bestuur als volgt:
    • Ofwel wordt de aanbeveling verworpen, en wordt het dossier goedgekeurd;
    • Ofwel wordt de aanbeveling geheel of ten dele aanvaard, en wordt het dossier goedgekeurd, met dien verstande dat de door de raad van bestuur opgelegde voorwaarden op het vlak van financiering of samenwerking zullen gelden als subsidiëringsvoorwaarden;
    • Ofwel wordt de aanbeveling geheel of ten dele aanvaard, en wordt het dossier slechts goedgekeurd indien aan de raad van bestuur de nodige remediëringen worden voorgelegd binnen een door de raad van bestuur bepaalde termijn, die niet korter kan zijn dan tien kalenderdagen en de zestig kalenderdagen niet mag overschrijden.
  • Indien het globale bedrag aan toe te kennen subsidies van de als excellent beoordeelde voorstellen hoger ligt dan het beschikbare bedrag, worden de voorstellen in de volgorde van de rangschikking betoelaagd tot het laatste voorstel dat volledig kan worden gefinancierd. De niet gefinancierde maar wel excellent bevonden voorstellen verwerven hieruit geen rechten in het kader van een volgende oproep.

Algemene vragen over de oproep voor zware onderzoeksinfrastructuur of specifieke vragen over het indienen van een aanvraag voor deze oproep moeten gericht worden aan de onderzoekscoördinatiedienst van uw instelling of aan infrastructuur@fwo.be.  

Bij technische problemen met het e-loket, contacteer fwohelpdesk@fwo.be.