Reglement werkingstoelage sabbatsverlof

Goedgekeurd bij beslissing van de raad van bestuur op 27/11/2019

Art. 1. ONTVANKELIJKHEID (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 29/01/2025 en 5/11/2025)

§1. Het FWO kan, op advies van de Commissie Internationale Wetenschappelijke Contacten (CIWC), een werkingstoelage sabbatsverlof toekennen aan een onderzoeker die op het moment van de aanvraag van deze toelage:

een ZAP-aanstelling van minstens een 80% (bezoldigd) heeft aan een universiteit in de Vlaamse Gemeenschap of een equivalente aanstelling met doctoraat aan de Evangelische Theologische Faculteit in Leuven en de Faculteit voor Protestantse Godgeleerdheid in Brussel voor zover het onderzoek in godsdienstwetenschappen of godgeleerdheid betreft; de Hogere Zeevaartschool voor zover het wetenschappelijk onderzoek in de nautische wetenschappen betreft; de Vlerick Business School en de Antwerp Management School voor zover het onderzoek in de managementwetenschappen betreft; of het Instituut voor Tropische Geneeskunde voor zover het onderzoek in tropische geneeskunde, diergeneeskunde of gezondheidszorg in ontwikkelingslanden betreft of de decretaal erkende Vlaamse schools of arts voor zover diens aanvraag wetenschappelijk onderzoek in de audiovisuele en beeldende kunst en muziek en podiumkunsten betreft;
een verklaring, ondertekend door rector en desbetreffend departementshoofd, kan voorleggen waarin de onthaalinstelling zich engageert om de onderzoeker voor de hele periode van het sabbatsverlof te ontlasten van zijn/haar onderwijs- en administratieve taken teneinde de onderzoeker toe te laten zich tijdens het sabbatsverlof enkel toe te leggen op wetenschappelijk onderzoek.

§2. Aanvragen van emeriti (al dan niet met opdracht) zijn enkel ontvankelijk voor een FWO-reiskrediet gedurende een periode van maximaal drie jaar volgend op de datum van hun emeritaat. Na het verstrijken van deze termijn zijn zij niet langer ontvankelijk.

Art. 2. CONDITIES ( zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28/10/2020)

§1. De werkingstoelage sabbatsverlof omvat een maximum bedrag van 2.000 euro/maand, en kan aangevraagd worden voor een opeenvolgende periode van minimaal 3 tot maximaal 12 maanden en is niet verlengbaar. Indien de aangevraagde werkingstoelage onvoldoende wetenschappelijk gemotiveerd werd in de aanvraag, kan de CIWC deze reduceren. Gereduceerde bedragen blijven echter inzetbaar voor de volledige duur van het sabbatsverlof.

§2. De werkingstoelage sabbatsverlof is niet cumuleerbaar met een aanvraag voor een krediet congresdeelname, workshop/cursus, of kort/lang studieverblijf in het buitenland.

§3. Per persoon en per burgerlijk jaar kan slechts één werkingstoelage sabbatsverlof toegekend worden. De toegekende kredieten zijn persoonlijk en kunnen niet overgedragen worden. De totale maximale duur van een sabbatsverlof is één jaar per termijn van drie jaar, te tellen vanaf de startdatum van het eerste toegekende sabbatsverlof. In uitzonderlijke gevallen kan afgeweken worden van de oorspronkelijke startdatum van het aangevraagde sabbatsverlof. Dergelijke wijziging in startdatum dient steeds gemotiveerd te worden en gesteund te zijn door de desbetreffende onthaalinstelling en departement.

§4. De werkingstoelage sabbatsverlof kan worden gebruikt voor de aankoop en financiering van alle uitgaven die in rechtstreeks verband staan met de onderzoeksactiviteiten tijdens het sabbatsverlof. Hiertoe behoren enkel de volgende op limitatieve wijze opgesomde kosten:

aankoopkosten voor goederen met blijvende waarde en nuttig voor het onderzoek (apparatuur, computers, boeken,…). Bij het beëindigen van de werkingstoelage sabbatsverlof worden deze goederen eigendom van de onthaalinstelling of universitair ziekenhuis. Hierbij dient de begunstigde van een werkingstoelage sabbatsverlof het aankoopbeleid van de onthaalinstelling of universitair ziekenhuis na te leven.
kosten van verbruiksgoederen (reagentia, proefdieren- of planten, chemicaliën,…);
verbruiksuitgaven (op basis van factuur of interne nota of afrekeningsstaat) voor fotokopie, opzoekingen en dataverkeer (post/internet);
de vergoeding van personen, niet onderworpen aan de sociale zekerheid, die deelnemen aan het toegekende onderzoek (op basis van factuur of interne nota);
verplaatsing- en verblijfkosten in binnen- en buitenland voor onderzoeksgerelateerde activiteiten, met uitsluiting van woon-werkverkeer (De begunstigden kunnen geen aanspraak maken op een forfaitaire verblijfsvergoeding maar dienen deze kosten te verantwoorden op basis van bewijsstukken zoals facturen, tickets, …);
kosten voor een CO2-bijdrage gelinkt aan een verplaatsing per vliegtuig naar en van het buitenland uitgevoerd door de begunstigde;
kosten van studieverblijven en deelname aan congressen in het buitenland voor zover deze in de lijn liggen van het toegekende onderzoek;
publicatiekosten voor artikels met de begunstigde als eerste auteur (of als medeauteur op basis van een redelijke kostendeling);
toegang tot en disseminatie van onderzoeksresultaten.

§5. In geen enkel geval kan de werkingstoelage sabbatsverlof worden gebruikt voor:

kosten voor de inschrijving op de universitaire rol of als regulier student in binnen- of buitenland;
strikt persoonlijke uitgaven van de begunstigde met inbegrip van huisvesting en woon-werkverkeer (plaats van domicilie/pendelen naar eigen onthaalinstelling);
de verrekening door de vakgroep/het departement of de universitaire instelling van centrale beheerskosten en/of algemene exploitatiekosten;
uitgaven die reeds een andere financiering genoten;
kosten van andere bursalen, doctorandi, postdoctoraal onderzoekers of personeelsleden;
kosten voor de organisatie van een workshop of een congres.

Art. 3. INDIENING (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 12/05/2021)

§1. Aanvragen voor werkingstoelage sabbatsverlof dienen uiterlijk 3 maanden vóór de aanvang van het sabbatsverlof in het Engels te worden ingediend door het hoofd van de onthaalinstelling. Deze indientermijn is strikt bindend. De indiendata zijn vastgesteld op 1 maart, 1 juni, 1 september en 1 december van elk jaar.

§2. De aanvraag dient een uitgewerkt onderzoeksplan met onderzoeksdoelstellingen te omvatten dat haalbaar is binnen de aangevraagde periode voor het sabbatsverlof. Onderzoeksgerelateerde verblijven (1) in een al dan niet buitenlandse organisatie inzoverre er (strategisch) basisonderzoek kan worden verricht of (2) voor het uitvoeren van veldwerk al dan niet in het buitenland, dienen in het onderzoeksplan ingebed en omstandig gemotiveerd te worden.

Art. 4. EVALUATIE

Aanvragen voor een werkingstoelage sabbatsverlof worden beoordeeld door de Commissie voor Internationale Wetenschappelijke Contacten (CIWC). Op basis van het ingediende onderzoeksplan, evalueert de CIWC in welke mate het onderzoeksplan, al dan niet in combinatie met één of meerdere onderzoeksverblijven, van hoge kwaliteit en uitvoerbaar is in de aangevraagde sabbatsperiode. Op basis hiervan stelt de CIWC voor aan wie men de werkingstoelage sabbatsverlof wenst toe te kennen.

Art. 5. WETENSCHAPPELIJKE RAPPORTERING

Binnen de drie maanden na het einde van de werkingstoelage sabbatsverlof, dient de begunstigde een omstandig wetenschappelijk verslag over de doorgevoerde wetenschappelijke activiteiten bij het FWO in te dienen, hierbij gebruik makend van de daartoe voorziene template.

Art. 6. BETALING EN FINANCIËLE VERSLAGGEVING

§1. De werkingstoelage sabbatsverlof wordt na het indienen van de uitgavenstaten uitbetaald op een rekeningnummer van de hoofdonthaalinstelling of het universitair ziekenhuis waaraan de begunstigde is verbonden.

§2. De financiële dienst van de onthaalinstelling opent voor de begunstigde een kredietlijn die de werkingstoelage voor het sabbatsverlof bevat.

§3. De begunstigde van de werkingstoelage sabbatsverlof van het FWO beheert zelf de werkingstoelage.

§4. Ná het verstrijken van het sabbatsverlof kunnen de niet-gebruikte middelen niet meer worden opgenomen en komen terug toe aan het FWO. Evenmin kunnen kosten die voor het begin van het sabbatsverlof werden gemaakt, gefinancierd worden.

Art. 7. TOESTEMMING TOT UITGAVEN, CONTROLE

§1. De begunstigde autoriseert de aanrekening van uitgaven door het aanbrengen van zijn schriftelijke goedkeuring op elke originele factuur of interne verrekening nota die zij vervolgens bezorgen aan de bevoegde financiële dienst van de onthaalinstelling. Met deze handtekeningen erkent de begunstigde de correctheid van de aanrekening, overeenkomstig dit reglement.

§2. De werkingstoelage sabbatsverlof wordt niet verhoogd als de reële uitgaven deze overschrijden. Het is dus in het belang van het onderzoek om deze gelden correct te beheren.

Art. 8.VERANTWOORDING

§1. De bevoegde administratie van de hoofdonthaalinstelling of het universitair ziekenhuis verantwoordt na afloop van het sabbatsverlof de stand van het beschikbare saldo op de rekening en de aard van de op de rekening aangerekende kosten aan het FWO.

§2. De originele bewijsstukken en rekeningstaten blijven gedurende de in wet, nl. artikel III.86 Wetboek Economisch recht, voorziene bewaringstermijn voor boekhoudkundige verantwoordingstukken na het beëindigen van het mandaat bij de hoofdonthaalinstelling of het universitair ziekenhuis voor eventuele controle door de diensten van het FWO, de FWO-auditor en alle instanties die het FWO kunnen controleren.

Art. 9. CONTACT

§1. Voor algemene vragen rond de werkingstoelage sabbatsverlof dient de begunstigde contact op te nemen met de dienst onderzoek coördinatie van de hoofdonthaalinstelling of de desbetreffende dienst van het universitair ziekenhuis.

§ 2. Voor vragen rond het kredietbeheer dient de begunstigde contact op te nemen met de financiële dienst van de hoofdonthaalinstelling of het universitair ziekenhuis.